Quantas vezes você desejou que seu dia tivesse mais de 24 horas? Certamente, algumas vezes. Mas você também já parou para pensar que mesmo que seu dia tivesse mais horas, ainda sim poderia lhe faltar tempo para realizar todas as suas tarefas diárias se o seu gerenciamento de tempo pessoal for ineficaz?
Gestão do tempo pessoal é o processo de organizar e planejar como o tempo deve ser dividido entre as diversas atividades de uma rotina. Para entender esse processo, você precisa saber que estar constantemente ocupado, não vai aumentar a sua produtividade, muito pelo contrário.
A nossa cultura acabou valorizando o “estar ocupado” como algo normal. Porém, há diversas razões para nos sentirmos sempre tão ocupados a ponto de ficarmos soterrados sob pilhas e mais pilhas de tarefas, como a falta de prioridades claras, as interrupções e distrações, o velho hábito de procrastinar entre outros fatores.
Para empregar melhor o seu tempo você precisa gastá-lo nos lugares certos e para fazer as tarefas certas. Seu tempo deve estar relacionado ao conhecimento de suas prioridade e obrigações, bem como de sua agenda. Também não há que se pensar em priorizar somente a vida profissional, é preciso cuidar também de todas as outras áreas da sua vida.
Em resumo, fazer uma organização pessoal e administração do tempo, não significa encontrar maneiras de trabalhar mais, e sim fazer o uso inteligente do tempo que se tem. Logo, se você está decidido a adotar um gerenciamento de tempo pessoal eficaz para o seu cotidiano, coloque em prática as nossas 10 dicas para melhorar sua gestão de tempo pessoal e tenha uma melhor qualidade de vida:
1 – Identifique suas prioridades
Todo mundo tem a mesma quantidade de horas por dia! A diferença entre a pessoa que consegue tirar o máximo de proveito dessas 24h para as pessoas que vivem reclamando da falta de tempo é que a primeira sabe como fazer uma boa administração do tempo na vida pessoal!
Felizmente uma gestão do tempo pessoal inteligente está a alcance de todos e se você faz parte do grupo de pessoas que brigam com o relógio, um bom começo para fazer as pazes com ele é identificar quais são as suas prioridades! Portanto, analise a sua situação.
Utilize planilhas, tabelas ou listas e discorra sobre as suas prioridades, incluindo aquilo que precisa ser feito no dia, deixe as tarefas mais urgentes para serem feitas primeiro. Uma boa dica para ajudá-lo a separar suas atividades a título de importância é você dividir suas tarefas por categorias e deadline, separando desse modo o que precisa ser feito de imediato do que pode ser realizado ao longo da sua semana.
Estabelecida as suas prioridades é hora de se policiar para não se distrair durante a execução delas, por isso, destine também uma pequena parte de seu tempo para usar redes sociais, fazer telefonemas ou simplesmente navegar na internet.
Quando sabemos quais são as nossas prioridades e nos comprometermos com elas, fica mais fácil planejar a nossa rotina, sem prejudicar a saúde e o nosso tempo livre para lazer.
No vídeo abaixo, Fagner Borges ajuda você identificar quais são os maiores desperdiçadores do seu tempo e como contornar para melhorar a sua gestão de tempo pessoal:
2 – Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia é uma aliada poderosa da organização pessoal e administração do tempo. Então, que tal aproveitá-la para fazer um gerenciamento de tempo pessoal e bem eficaz? Conheça alguns aplicativos que vão te auxiliar nessa empreitada:
– Todoist: indicado pelo jornal britânico The Guardian como um dos melhores aplicativos de organização disponíveis, o Todoist – Lista de Tarefas conta com 4 milhões de usuários espalhados ao redor do mundo. O aplicativo ajuda a lembrar de tarefas corriqueiras, como o dia de pagar o aluguel ou que ‘agora é hora de arrumar a cama’.
– Sortly: quem nunca perdeu tempo tentando lembrar onde guardou um determinado papel ou objeto em casa? O app Sortly auxilia na organização de diferentes espaços da casa, ao determinar categorias como despensa ou armário e detalhar os itens com fotos do conteúdo armazenado em cada uma das áreas.
– Organizze: para quem precisa de uma ferramenta eficiente para a gestão de suas finanças, o organizze possibilita o usuário fazer conversão de moedas, criar categorias como aluguel, financiamento, débitos, e entre outras que façam parte das suas finanças. Outra vantagem interessante deste aplicativo é que ele gera gráficos simples com base nas informações inseridas e também cria alarmes para que você não se esqueça das contas que estão prestes a vencer, além de traçar metas financeiras, como viagens, férias e aquisição de bens.
– AnyDo: este gerenciador de tarefas é ideal para aqueles que preferem concentrar toda as tarefas em um só lugar. O AnyDo sincroniza os dados e tarefas mesmo com o dispositivo offline, e ainda permite compartilhar tarefas com outros usuários, além de possibilitar o compartilhamento de vídeos e documentos na extensão PDF.
–Google keep: sabe aquelas horas que você tem um insight incrível e não tem onde registrar essa ideia? Então, o Google Keep foi desenvolvido para registrar atividades, ideias e insights. O app é dividido em 4 partes, sendo elas fotografias, gravações, listas e anotações. Outra funcionalidade bem legal dessa ferramenta é a transcrição de voz.
– Pocket: Ler algo por lazer ou com a intenção de aprender mais é um hábito valioso para o nosso desenvolvimento pessoal. Porém, nem sempre temos tempo para nos dedicar a uma boa leitura. Com o Pocket você pode guardar textos ou artigos que despertaram o seu interesse para ler posteriormente, com mais tranquilidade. O app conta permite o download do conteúdo e assim, o usuário pode fazer a sua leitura mesmo com o dispositivo off-line.
– HabitBull: Uma das formas de deixar o seu gerenciamento de tempo pessoal mais efetivo é monitorar seus hábitos e identificar quais deles vem tomando mais o seu tempo, de forma negativa. O HabitBull te ajuda a fazer esse controle, basta você cadastrar e registrar a frequência dos seus hábitos mais comuns para que o app possa criar gráficos que te mostrarão se tais hábitos se tornaram mania ou não. O HabitBull é um bom aliado para mudar tais hábitos.
3 – Mantenha o foco:
Não adianta fazer mil listas, estabelecer prioridades, utilizar vários aplicativos para melhorar a administração do tempo na vida pessoal, se você não conseguir manter o foco no que de fato é importante. Portanto, concentre-se nas atividades que são relevantes e evite distrações fora de hora. Quando você se distrai, leva em média 15 minutos para concentrar-se novamente.
Para não perder o foco na sua gestão de tempo pessoal, crie o hábito de terminar o que começou antes de iniciar outra tarefa. Caso alguém ou algo venha interromper, antes de se desfocar completamente, faça uma anotação que possa te ajudar a voltar para sua tarefa de forma mais rápida.
Em todo caso, sempre deixe claro para as pessoas que fazem parte de sua rotina, que você está em um estado de atenção focado e que precisa finalizar o que havia começado, não tenha medo de parecer chato ou antipático, apenas se dedique ao que é importante naquele momento e mantenha o foco.
4 – Comece o dia cedo
Walt Disney disse “não durma para descansar, durma para sonhar, porque os sonhos existem para serem realizados”. De certo, ninguém torna seus sonhos em realidade dormindo, por isso o ideal é programar suas horas de sono de modo que você consiga acordar mais cedo e disposto para realizar suas tarefas e alcançar seus objetivos.
Uma pessoa que acorda cedo terá mais tempo para organizar seu dia com antecedência e assim conseguir melhorar gradativamente a sua administração do tempo na vida pessoal. Saindo cedo da cama, você pode ter algumas horas livres para se dedicar ao que gosta como ler um livro ou qualquer outro hobby, meditar, praticar exercícios físicos e entre outras coisas.
Por falar em exercícios físicos, vale lembrar que a sua prática pela manhã libera endorfinas que irão te ajudar a ter um dia cheio de energia, vigor e positividade. Acordar cedo pode ainda te deixar mais calmo, criativo e com a mente mais livre e tudo isso colabora para que seu dia seja mais produtivo.
5 – Determine prazos
Quer acertar os ponteiros do relógio a seu favor? Determine prazos. Mesmo aquelas tarefas que não possuem uma data específica, precisa ter um prazo certo para serem concluídas. Estabelecer quanto tempo terá para realizar cada atividade, deixando também, uma margem de tempo para imprevistos é fundamental para manter em ordem a sua organização pessoal e administração do tempo.
Durante o processo de estabelecer um prazo de conclusão para cada tarefa, tenha cuidado para não acabar fazendo várias coisas ao mesmo tempo. Pois como sabemos ser multitarefa pode acabar atrapalhando a sua produtividade e consequentemente seu gerenciamento de tempo pessoal.
No vídeo a seguir, Fagner Borges dá 3 dicas incríveis para aumentar a sua produtividade:
Lembre-se do tempo reservado para “pausas” na hora de estipular datas para suas tarefas e não abra mão de ter um tempinho livre para relaxar, clarear as ideias, pois com organização é possível realizar todas as suas obrigações sem perder os intervalos de descanso, ou aquele famoso tempinho para o ócio criativo.
6 – Evite o estresse
O estresse pode ocorrer quando aceitamos mais do que somos capazes de dar conta no nosso dia. O resultado disso, todo mundo sabe – cansaço, fadiga e danos ao seu gerenciamento de tempo pessoal. Para evitar situações como essa é fundamental que você aprenda a dizer não e que delegue algumas tarefas, sempre que sentir sobrecarregado. E isso vale tanto no trabalho, quanto para as tarefas domésticas em casa.
Delegar e pedir ajuda fazem parte das estratégias para tornar a sua gestão do tempo pessoal mais efetiva, pois através desses simples atos você conseguirá ampliar sua produtividade e desempenho em tarefas que requerem mais atenção.
7 – Deixe o ambiente de trabalho e de casa organizado
Organizar é o verbo que comando o gerenciamento de tempo pessoal. No entanto você não precisa ser a pessoa mais metódica do mundo para ter sucesso na sua gestão do tempo pessoal, mas em contrapartida necessita criar sua própria lógica de organização. Pare para pensar qual a melhor forma de organização para sua rotina e crie regras.
No trabalho, por exemplo, você pode deixar documentos, ferramentas que usa com mais frequência próximo a você. Também é interessante que você reserve um dia na semana para descartar o que não tem mais valor, e isso vale inclusive para o mundo virtual (e-mails, documentos).
A maioria das pessoas costumam associar a organização pessoal e administração do tempo somente às atividades profissionais. Entretanto, aplicar essas técnicas também no ambiente doméstico é fundamental para que você possa aproveitar seu tempo com mais qualidade.
Para manter a rotina doméstica organizada faça um checklist das suas tarefas de casa e tente realizar algumas atividades em conjunto. Pois em casa, vale a pena ser multitarefa. Como? Enquanto cozinha, lave a louça para não acumular bagunça na pia, aproveite para organizar outras coisas, enquanto as roupas estiverem na máquina… Enfim, encontre o seu jeito de otimizar seu tempo em casa.
8 – Tenha uma rotina
Uma rotina ajuda a manter a execução das tarefas dentro do cronograma planejado. No gerenciamento de tempo pessoal é importante determinar um tempo para as atividades rotineiras – aquelas que não importa o dia, você sabe que tem fazê-las como “colocar o lixo para fora”, “arrumar a casa”,” levar os filhos para escola”, “chegar e-mails de trabalho”.
Estabelecer uma rotina além de ser mais saudável, deixa você mais seguro, pois sabendo o início e o fim de seu dia, você saberá como distribuir melhor a hora para cada tarefa, certificando-se da conclusão de cada uma delas. Lembre-se sempre de utilizar da coerência e flexibilidade. A rotina deve ser feita de acordo com seu dia, não adianta estabelecer hábitos que não fazem sentido e que não caibam em seu tempo.
9 – Descanse e divirta-se
O corpo e a mente passam a trabalhar de forma mais lenta quando estamos cansados. Uma mente descansada é imprescindível para uma gestão do tempo pessoal eficaz, pois quando estamos relaxados produzimos em menos tempo e com maior qualidade.
Curtir a família, sair com os amigos, praticar esportes, ler e assistir a filmes durante as horas de folga também são atitudes que contribuem para o nosso rendimento pessoal e profissional, por esse motivo, que tanto os momentos de descanso, quanto os momentos de lazer devem fazer parte da sua agenda como qualquer outro hábito ou tarefa importante do seu dia a dia.
10 – Sempre aperfeiçoe seu processo
Uma vez que você começou a realizar um bom gerenciamento de tempo pessoal, você não pode mais parar. Mantenha o ritmo e busque sempre aperfeiçoar o seu processo com novas técnicas e métodos de organização pessoal e administração do tempo.
Afinal, sabemos que ter o relógio como aliado pode ser um processo bem difícil no começo, principalmente quando isso implica em ter que deixar velhos hábitos de lado. Mas acredite, tal atitude é extremamente recompensadora e vale muito a pena para manter a ordem na sua vida pessoal e também de trabalho.
Se você vive sufocado pela falta de prazo e acha que ser produtivo em pouquíssimo tempo é algo que não casa com a sua rotina, clique no link abaixo e descubra como ter um dia de trabalho, em apenas 3 horas, e drible a sua falta de tempo.
2 Comments
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Ótimo texto e me servirá sem dúvidas como start, justamente para o que eu estou buscando…a única coisa que veio de dúvida ao final do texto, foi com relação aos imprevistos…coisas que sairão desse ‘cronograma da vida’ que a gente vai montar…quando as coisas sairem do lugar, how to stabilize?
Olá, Wanderson. Tudo bem? Antes de mais nada, obrigado por seu comentário. Bem, as coisas sempre tenderão a sair do lugar por causa das inúmeras atribuições que possuímos no nosso dia a dia. Para você, recomendo pensar primeiramente no que é essencial para você, para o que você realmente quer para seu futuro, porque assim você conseguirá administrar as suas distrações. E um outro ponto interessante, é que quando você não tem o seu próprio roteiro, uma agenda, você acaba se tornando parte da agenda de outras pessoas. Então, foca no que é essencial para você, e prioriza o seu planejamento. Grande abraço.