Ser multitarefa parece uma habilidade que enche os olhos de um recrutador ou que fará obter destaque na empresa em que trabalha. Quem consegue enxergar defeitos em uma pessoa assim? É o sonho de qualquer gestor. Mas será que esse profissional realmente existe?

Diante de um quadro empresarial cada vez mais enxuto, decorrente dos cortes gerados pela situação econômica pela qual passa o país, diminui o número de profissionais nas empresas, mas cresce a quantidade de tarefas a serem executadas.

Equipe multitarefa – É bom mesmo ser um multitarefa dentro de uma empresa?

Diante disso, os colaboradores que permanecem na equipe precisam se desdobrar para cumprir todas as atividades e precisam provar ser multitarefa.

Multitarefa – significado

Ser multitarefa significa conseguir fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas tal habilidade não é real; por maior que seja o esforço, apenas uma mínima parcela de profissionais realmente consegue exercer duas ou mais tarefas ao mesmo tempo sem perder a qualidade.

Por que não ser multitarefa

Cientificamente comprovado pela Universidade de Utah, nos Estados Unidos, apenas 2,5% das pessoas são capazes de realizar mais de uma tarefa por vez. E, se você não faz parte desse grupo denominado supertaskers, precisa tomar consciência de que pode estar fazendo seu trabalho da forma errada, prejudicando os resultados finais e a sua carreira.

A maioria que tenta realizar trabalhos multitarefa acaba por dificultar o serviço, além de não realizar nenhuma das tarefas com a qualidade exigida. Isto muitas vezes não é visto pelos gestores, que acabam incentivando ou induzindo o profissional a acumular funções.

O que seria um trabalho bem feito perde qualidade na entrega final e causa desconforto ao colaborador, que precisa arrumar um jeito para cumprir todas as tarefas. Ele fica com a sensação de que nada foi feito e que os trabalhos já concluídos foram mal executados.

Produtividade é sinônimo de foco

Não há mágica a ser feita; a produtividade está ligada diretamente ao foco, e as funções precisam ser bem delegadas. Cada colaborador possui sua forma de organização e mecanismo para realizar as tarefas de uma forma qualitativa.

Por falar em produtividade, uma das grandes sacadas para se tornar produtivo é desabilitar as notificações dos smartphones, pois assim não há distrações.

Cabe, portanto, um planejamento entre gestores e colaboradores na busca por equilíbrio de funções e que possibilite a todos realizar um trabalho com competência, dentro de prazos estimados e com a qualidade buscada pelo produto final.

Dicas para ser mais produtivo

Existem infinidades de dicas e sacadas para que você seja mais produtivo. Contudo, a mais importante é adquirir o máximo de conhecimento possível sobre produtividade e, acima de tudo, colocar o que aprender em prática. Estamos combinados? Então, vamos ao conteúdo…

1 – Seja organizado

Sua produtividade está ligada diretamente à forma como você mantém a organização da sua vida. Tenha tudo registrado. Crie uma agenda e registre todas suas tarefas, com datas e horas. Nunca registre algo com uma frase solta, tente sempre elaborar outros pontos que ajudem na hora de realizar a tarefa. Dessa forma, você não perderá tempo refletindo novamente sobre ela.

2 – Estabeleça prioridades

É necessário estar claro o que realmente é importante em seu dia a dia, de forma que tudo seja organizado em função deste grau de importância. Não adianta realizar uma tarefa hoje tendo prazo de entrega na próxima semana. É preciso focar em atividades com prazos mais urgentes.

Outra grande sacada dentro deste tópico é saber dizer ‘não’ para determinadas atividades ou projetos. Esta pequena ação, de certa forma, trará liberdade para focar no que realmente importa. Outra grande sacada é aplicar a lei de Pareto em sua vida.

3 – Atribua funções

Por mais que deseje dar conta de todas as atividades que rodeiam você, nem todas elas devem ser realizadas por você.

O que você puder delegar, delegue! Isso trará uma boa gama de tempo livre para você e com bem menos estresse.

Uma pessoa produtiva sabe diferenciar o que é da sua total responsabilidade e o que pode ser delegado a outras pessoas. Às vezes, temos a impressão de que nada sairá bem feito se não for executado por nós. Para resolver isso, basta atribuir funções às pessoas adequadas e orientá-las da forma como deseja que tal atividade seja feita.

Coloque-se à disposição para consultas, mas mostre que aquela tarefa é de inteira responsabilidade da pessoa para quem está sendo delegada.

4 – Use a tecnologia

Não adianta negar, a tecnologia invadiu nosso dia a dia, e muitas ferramentas estão disponíveis para tornar nossos dias mais produtivos. Blocos de notas e agendas que sincronizam com celular e computador, cronômetros e despertadores que sinalizam seus compromissos, plataformas que criam salas de reuniões online e mantêm sua equipe sempre informada sobre o andamento dos projetos… São aplicativos que não acabam mais!

Ferramentas digitais de todos os tipos e com as mais diversas funções estão disponíveis, basta identificar as que melhor se adéquam à sua rotina e usá-las para tornar seu dia mais produtivo.

Antes de finalizarmos este assunto, permita-nos mostrar outros conteúdos relacionados que vão dar um “up” em seu dia a dia:

1 – Gestão de Tempo: 7 dicas para gerenciar sua rotina e dispor de mais tempo

2 – A importância da administração do tempo no trabalho

3 – Eliminar procrastinação: o que já foi dito e o que ainda não foi

5 – Relaxe

Quando tudo estiver complicado e você não mais conseguir realizar suas atividades, insistir não vai ajudar em nada. Lembre-se que isso tem uma solução ou, melhor, pode ser evitado.

Aproveite alguns momentos dentro da empresa para dar uma relaxada. Dê uma circulada, bata um papo. Seja mais flexível com você!

Determine intervalos do seu dia para relaxar. Saia de seu local de trabalho, ande pela empresa, beba uma água em um ambiente que não seja a sua sala. Isso ajuda sua coluna a sair de uma posição desconfortável, dá outro campo de visão para os olhos e permite que você dê atenção à sua respiração.

São pequenos movimentos que causam um relaxamento, e que se feitos com regularidade durante o dia, tornam-se uma excelente válvula de escape, diminuindo o estresse.

6 – Trabalhe só no trabalho

De nada vai adiantar você estender seu horário de trabalho para seu momento de lazer ou quando estiver em casa. Isso só tornará seus dias mais longos e exaustivos, causando baixa produtividade no dia seguinte.

Trabalhe apenas no trabalho. Não permita que o trabalho diário possa invadir a sua vida pessoal.

Se não conseguir realizar todas as tarefas do dia, registre o que falta ser feito e torne esta sua prioridade do dia seguinte. Ao acabar o horário de trabalho, encerre suas atividades e siga com sua programação pessoal.

E por mais difícil que possa parecer, tente não pensar no trabalho nem maquinar a resolução dos problemas no momento em que você deveria aproveitar seu tempo de lazer, com as companhias que deseja ou em atividades que lhe causam bem-estar.

Empresa exige multitarefa

Mas, se diante de todo o entendimento que estabelecemos sobre os profissionais multitarefa e concluindo que esse serviço é um mito, o que fazer se a empresa continuar a exigir que o colaborador realize diferentes atividades ao mesmo tempo?

Essa sempre será uma questão delicada, pois envolve os interesses da empresa, muitas vezes líderes despreparados e funcionários que temem desligamento. Acreditamos que a principal ferramenta neste caso seja o diálogo, a franqueza e mostrar aos responsáveis que tal habilidade é um mito e que, no final, a empresa penará com um serviço de má qualidade.

Sabemos que as atividades precisam ser realizadas e, neste ponto, caberá ao gestor avaliar melhor uma estratégia para permitir que seus companheiros de trabalho possam realizá-las, cada um em seu devido momento, permitindo uma real produtividade com qualidade.