O dia a dia está cada vez mais corrido e as pessoas precisam de tudo para ontem, seja no trabalho ou em casa. Com a vida desse ritmo, muitas pessoas se perguntam como definir prioridades quando tudo é urgente?

Primeiramente é importante entender o conceito de importante e urgente. Ambos remetem rapidez na ação necessária, porém em proporções diferentes. Importante é algo crítico, que precisa de atenção, mas não é algo radical. Já o urgente é uma situação de extrema importância.

Saiba identificar algo urgente de algo importante

Urgente e importante são termos usados muito no ambiente profissional e na vida pessoal também. Essas duas palavrinhas mágicas acabam confundindo seus usuários em relação ao seu significado. Por isso é melhor entender a diferença entre cada uma para saber definir prioridades quando tudo é urgente.

Definindo prioridades

O primeiro passo de uma boa gestão do tempo e organização no trabalho é saber definir suas prioridades. Um bom planejamento, seja ele diário ou mensal, é capaz de nos poupar muito tempo na realização de tarefas.

1 – Entenda sua função e o grau de responsabilidade que você tem

Uma das primeiras coisas ao se definir prioridades quando tudo é urgente é entender qual o seu papel do desempenho de tal atividade, ou que responsabilidade você tem sobre o assunto envolvido.

Entenda sua função e qual o peso das suas ações dentro do conjunto

Quando você entende os processos que acontecem no seu trabalho, por exemplo, você consegue visualizar de forma mais clara qual a importância de uma determinada tarefa. Tendo essas informações mais organizadas e transparentes te ajudam a definir o que é uma urgente e o que é importante.

Caso tenha dúvida, pergunte aos seus colegas de trabalho ou até mesmo ao seu chefe. Peça mais explicações sobre sua demanda de trabalho, para poder compreender de maneira ampla o seu papel dentro da empresa.

2 – Liste as suas prioridades urgentes e importantes

Uma vez entendido a dinâmica dos processos, você é capaz de definir prioridades quando tudo é urgente, pois agora você realmente entente o funcionamento como um todo. Liste suas prioridades no curto, médio e longo prazo tendo em mente o conceito de prioridade importante X urgente.

Organização e planejamento são essenciais na hora de definir prioridades e alcançar objetivos

Faça anotações, cronograma, use post it, enfim, torne suas prioridades visuais. Dessa forma é mais difícil esquecê-las. Ser organizado é essencial na hora de definir prioridades no trabalho e na vida. Não perca o foco, na dúvida imagine que você só tem 2 horas do dia para trabalhar, o que resolveria primeiro?

Veja também os posts que preparamos para você:

1 – Cinco dicas de como focar no trabalho e eliminar distrações 

2 – Várias maneiras de ter sucesso no trabalho 

3 – Vencer dificuldades na vida profissional? Descubra tudo agora!

3 – Estabeleça prazos

Para algumas pessoas trabalhar sob pressão é difícil, já para outras, não existir pressão faz falta. Dessa forma, escolha a partir do que é melhor para você, mas mantenha a conclusão das suas prioridades em foco.

Defina um prazo para a conclusão de suas tarefas e evite iniciar outra atividade sem ter concluído a primeira. Assim, você evita acumulo de trabalho e se mantem o foco nas suas prioridades.

Não são todas as pessoas que sabem trabalhar com prazos. As vezes por calcularmos mal o tempo acabamos nos comprometendo a fazer mais do que é possível. Sabe por que isso acontece? Má gestão do tempo e falta de organização!

Quando você estiver identificando o funcionamento de alguns processos, preste atenção no tempo gasto em cada tarefa. Não se esqueça também de considerar o tempo gasto por outras áreas. Grandes empresas têm setores específicos para determinados assuntos, e muitas vezes é necessário aguardar o parecer de outras áreas para te auxiliar com alguma questão interna.

4 – Ação!

Agora você está com a faca e o queijo na mão. Já entendeu sua função dentro do todo e já sabe definir prioridades quando tudo é urgente. Esse é o momento de agir, de desempenhar sua função de tal maneira que consiga separar urgente de importante.

Cada prioridade pode ser um novo caminho, por isso, defina os mais urgentes

Definir prioridades quando tudo é urgente não é impossível. Depois que você entende suas demandas e começa a lista-las fica bem mais fácil. O próximo passo é agir e executar suas tarefas sabendo quais atividades são mais importantes que outras. Essa é a hora de você desempenhar seu poder de decisão e encarar cada situação tendo em consideração seu reflexo no todo.

5 – Defina uma meta por dia

Isso mesmo, você deve se dar uma meta em relação as suas prioridades mais urgentes e outra para as importantes. Veja esse vídeo do Fagner Borges, criador do movimento Freesider, sobre construção de metas…

Trace uma meta diária e se cobre em relação a ela. Evite a procrastinação, ela não vai te ajudar em nada nessa fase.

6 – Crie prazos para si mesmo

Outra ótima maneira de definir prioridades quando tudo é urgente é criando prazos para si mesmo. Dentro dos planejamentos diários que você vai fazer, se dê um prazo também. É uma forma eficaz de te manter em dia com você mesmo e ter controle do tempo.

7 – Aprenda a dizer não

Você já entende o funcionamento da sua empresa e sabe do seu papel lá dentro. Listou suas prioridades e tem noção do tempo que será dispendido para executar cada tarefa. E também já se organizou em relação aos prazos, você já é capaz de dizer não caso perceba que não conseguirá atender determinada demanda.

Saiba calcular o tempo antes de aceitar uma nova tarefa no trabalho

Não há nada de mais em dizer não ao chefe, ou à sua equipe. O problema é não conseguir executar tais tarefas por falta de tempo e acabar invertendo os papeis de urgente e importante.

De uns tempos para cá cada vez mais o tempo tem se tornado precioso. O tempo no trabalho, o tempo com família, o lazer. Pode parecer um bicho de 7 cabeças definir prioridades quando tudo é urgente, mas não é não. Trata-se apenas de uma questão de adaptação e novas rotinas para driblar a correria do dia a dia.