Saber como fazer a administração do tempo pode ser um grande desafio no caos do dia a dia. As pessoas andam cada vez mais atarefadas, consequentemente mais apressadas e também consequentemente estressadas.
Acaba faltando tempo para desempenhar tudo com a excelência desejada, ou atividades de lazer ficam deixadas de lado, o que só aumenta o cansaço da rotina.
Você sente que tem problemas com isso? Acaba perdendo prazos e está se tornando cada vez mais esquecido e aborrecido? Não tem tempo para se divertir, cuidar da casa, da saúde e da família?
Muito provavelmente você respondeu sim para alguma dessas questões, e isso pode ser fruto de uma administração errada do seu tempo livre.
A falta de tempo pode prejudicar a gestão da sua empresa, o seu desempenho no trabalho e principalmente a sua saúde, então preste atenção nas dicas a seguir sobre melhorar a administração do tempo desde já.
O que é administração do tempo, afinal de contas?
Dizer que é possível administrar melhor o seu tempo não significa que você tenha de fato muito tempo livre mal aproveitado, nem que terá que controlar 100% do seu dia de forma que acabará ficando ainda mais esgotado.
A administração do tempo é possível e perfeitamente satisfatória. Organizando melhor o tempo disponível, você realizará as mesmas tarefas de forma menos apressada, portanto será melhor sucedido, pois irá trabalhar de uma forma mais organizada e com o prazo otimizado.
Além de ganhar mais tempo para a realização dessas obrigações, você encontrará outros benefícios com isso, como um alívio significativo nos níveis de stress, logo melhora da saúde.
A correria pode adoecer, além de te prejudicar nas suas atividades com resultados medianos, que poderiam ser muito melhores caso você tivesse mais tempo ou estivesse melhor disposto.
Seja mais produtivo e evite o esgotamento mental seguindo essas dicas para a melhor administração do tempo.
1 – Faça uma lista
Antes de mais nada, faça uma lista de todas as suas atividades diárias ou semanais, sejam elas de rotina ou não. Coloque na lista tudo o que você tem pendente como obrigação e o que gostaria de fazer naquele dia.
Organize de acordo com a importância e prioridade de cada um dos itens, deixando os mais urgentes em primeiro lugar, e então defina a rotina para executar aquelas tarefas.
Fazendo isso você saberá exatamente o que tem que fazer, o que vai facilitar na sua organização, além de não esquecer de nada.
2 – Seja organizado
O seu ambiente de trabalho precisa estar em ordem para uma melhor administração do tempo. Não seja vítima da sua própria bagunça e crie uma organização na qual você seja capaz de produzir sem perder tempo procurando um arquivo que não se lembra onde salvou ou como nomeou.
Perder tempo com bobagens faz com que você fique atrasado ou acabe tendo que refazer trabalhos malfeitos.
Mantendo tudo em ordem você acha tudo do que precisa com maior facilidade, então mantenha tudo anotado em uma agenda, crie uma lista digital e salve tudo o que precisa em pastas nomeadas e organizadas.
Agora, antes que você siga para o próximo tópico, deixa a gente mostrar mais algumas dicas de como ter tempo de qualidade, dá uma olhada:
- Dicas de como trabalhar menos de 4 horas por dia
- 6 dicas de como aumentar a performance profissional em 2017
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3 – Faça uma coisa de cada vez
Se você for com muita pressa às suas atividades, querendo resolver tudo de uma só vez, acaba não fazendo nada, ou ao menos nada bem feito.
Vale muito mais à pena reservar um tempo individual para cada tarefa, organizando por importância e executando uma por uma, sem parar para resolver mais nada durante esse tempo.
Pode parecer que não, mas isso fará com que você se dedique mais e resolva aquela tarefa em muito menos tempo.
Isso acontece porque a mente leva um tempo para entrar em um ritmo de concentração ideal, e a cada quebra isso se perde, fazendo com que você leve mais tempo para voltar ao ritmo outra vez depois.
Não perca o seu foco, dedique toda a sua atenção para uma só tarefa e evite ter que refazer o processo várias vezes, porque isso só fará você perder tempo.
4 – Tenha em mente a diferença entre importante e urgente
O que é importante nem sempre é urgente! Organize as suas tarefas sempre respeitando a diferença entre algo que é urgente e algo que tem maior importância, e isso vai ser muito eficaz na sua organização do tempo.
Importante serão aquelas tarefas que vão exigir um planejamento maior, vão levar mais tempo para serem executadas com excelência, portanto devem ser planejadas com antecedência.
Já o que é urgente não necessariamente exige um planejamento amplo, mas exige com certeza atenção imediata para atender os prazos, e isso deve ser priorizado.
Não se pode confundir uma coisa com outra, especialmente porque as duas são de extrema importância e exigem atenção: respeitar prazos e respeitar a importância do processo.
Os tipos de tarefas
Preste atenção nos tipos de tarefas:
- Tarefas importantes e urgentes: Devem ser a sua prioridade, precisa ser resolvido imediatamente ou podem gerar uma crise no seu trabalho.
- Importante, mas não urgente: Demandam maior atenção, são de grande importância para o seu trabalho, mas podem ser desenvolvidas com maior tempo, então não precisam passar na frente de outras tarefas urgentes, desde que não sejam esquecidas.
- Urgentes, porém não importantes: Tarefas que estão com prazo vencendo muito provavelmente foram procrastinadas por não parecerem importantes, porém acabaram virando um problema pois ficou em cima da hora. Isso é resultado da má organização do tempo, portanto sempre faça a organização respeitando a ordem de importância pelo fator mais relevante: o prazo. Tarefas com prazos menores são tarefas que devem vir na frente.
- Não urgentes e não importantes: Dificilmente alguma tarefa não será urgente nem importante, mas caso você tenha algumas assim, essas vão requerer menos atenção da sua parte, podendo ser deixadas no fim da sua lista.
Sempre que receber uma nova tarefa, avalie com calma em qual situação ela se enquadra, e saberá de que forma lidar com ela.
5 – Otimize os seus resultados com o tempo
Quando começar a notar os bons resultados de uma melhor administração do tempo, invista ainda mais nisso.
Mantenha o ritmo e comece a perceber outras formas de melhorar e otimizar o seu tempo, mas lembre-se que isso não significa fazer nada com uma pressa desmedida que irá prejudicar os seus resultados ou desempenho.
Use os seus pontos positivos a seu favor para melhorar ainda mais. Leia a respeito de melhor gestão do tempo e ferramentas que possam ajudar nisso, como novos softwares, por exemplo.
Tenha em mente de que não vai ser algo simples no começo, ainda mais se você não for uma pessoa organizada, porém com a persistência necessária essa prática se tornará um hábito natural.
Unindo todas essas dicas de administração do tempo e investindo na prática sem desistir, logo você terá bons resultados, e além de se tornar mais produtivo lhe sobrará tempo para atividades prazerosas e saudáveis, assistir um filme, fazer uma caminhada e passar mais tempo com amigos e família.
Você tem outras dicas de administração do tempo para melhorar a qualidade de vida? Conte para gente nos comentários!
