Vamos aos fatos: quantas vezes você perdeu tempo procurando aquele papel importantíssimo para reunião, mas que não achava de jeito nenhum em meio a tantos outros? Ou quantas vezes você ficou mais tarde no trabalhado porque se enrolou todo e não conseguiu entregar a tempo aquela tarefa pra ontem? Ou que não se lembrava, por mais que tentasse, dos telefonemas atendidos e dos recados a serem dados?
Se você se viu nessa situação, saiba que você está sendo vítima da desorganização no trabalho. Por mais que pareça bobo, tudo isso só está ocorrendo porque lhe falta mais organização naquilo que faz e ao seu redor. E nem tente contra-argumentar porque não há o que falar. A verdade seja dita: a desorganização prejudica demais sua produtividade, pois gera procrastinação, acúmulo de trabalho e adiamento tarefas.
Pensando em você e na possibilidade de reverter esse problema, listamos 5 técnicas de organização pessoal no trabalho. Pode ter certeza: com elas, você irá gerenciar melhor suas tarefas, cumprir seus prazos, bater suas metas e, de quebra, impulsionar a qualidade do seu trabalho. Bora conferir?
1. Anote os compromissos e prioridades
Com tantas tarefas a serem executadas ao longo do dia, com tantas obrigações e com tantas responsabilidades, é inevitável que nos esqueçamos de algumas coisas. No entanto, o problema é quando essas coisas são realmente importantes no seu emprego. Aí já viu né?! Problema na certa com o seu chefe! Por isso, tenha em mãos sempre um planner e anote os seus compromissos e suas prioridades no trabalho.
Se quer uma dica da melhor maneira como fazer isso, nós te damos! Primeiro, você deve mapear o que está pendente. Depois, classifique as suas obrigações conforme ordem de prioridade e urgência. Por fim, levando isso em consideração, faça um planejamento de tudo, anotando exatamente o tempo dedicado a essas tarefas e o horário dos seus compromissos. Bem simples, não?!
2. Estabeleça ações para atingir as metas
Agora que você já definiu as prioridades, anotou tudo na sua agenda e fez um cronograma do seu dia, que tal estabelecer algumas ações para atingir suas metas? Afinal, por mais que tentamos cumprir exatamente o que nos propomos a fazer, podemos ser sinceros um com o outro aqui e confessar que é bem difícil, né?! Por isso, dê um up na sua motivação e estipule algumas atividades com foco no seu objetivo final.
Então, a nossa outra dica sobre as técnicas de organização pessoal no trabalho é: analise friamente as ações diárias e, de olho nelas, faça um cronograma semanal. A ideia de ser semanal é justamente para você não perder o foco até o fim do mês se perceber que não é possível cumprir com o estimado. Se isso ocorrer, você pode facilmente fazer os ajustes necessários para a próxima semana.
Enfim, com o passar dos dias, você vai perceber que como fica mais fácil de atingir suas metas com um cronograma em mãos. Mas se atende a um detalhe importante: não se preocupe tanto com o resultado final porque ele irá acontecer naturalmente, sem afobação — agora, o caminho é essencial.
Mas, antes, que tal vermos mais três textos relacionados com o assunto? É pra ficar expert no tema, hein?
- Organização pessoal no trabalho: como mantê-la?
- Organização pessoal: 6 dicas para turbinar sua vida
- 5 dicas de como aumentar a performance no trabalho em 2017
3. Documente os resultados
Para você se sentir motivado a ser organizado, que tal documentar os seus resultados? Essa é mais uma das técnicas de organização pessoal no trabalho que é bem fácil de cumprir. E antes que você se pergunte como irá fazer isso, nós te explicamos agora mesmo!
Primeiro, lembre-se de que você tem um cronograma semanal. Tudo bem que falamos para não focar nos resultados porque eles virão automaticamente, mas é interessante acompanhar o cumprimento de sua meta a fim de não perder a motivação. Logo, conforme for dando os checks nas suas tarefas, vai registrando a % de quanto já fez e de quanto ainda falta fazer. Vai ver que esse pequeno detalhe irá fazer a diferença!
Além de anotar o que já foi feito, é importante também se atentar aos próximos passos. Identifique a etapa em que está e os efeitos que esses resultados trouxeram para se aproximar das metas. Deixe tudo anotado, de fácil visualização para você. Assim, você rapidamente baterá o olho naquilo que tem que fazer e já se movimenta em direção a isso.
4. Organize os espaços físicos
Papo sério: tem gente que afirma que consegue se manter organizado no meio da bagunça. Mas como?! Afinal, como encontrar aquilo que procura de prontidão em momentos de urgência se, por cima dele, há pilhas de outras coisas completamente desnecessárias? Como saber onde está aquele documento que tanto procura se nada tem um lugar específico? Difícil, não?!
Por isso mesmo, uma das dicas sobre as técnicas de organização pessoal no trabalho que iremos te dar é sobre a organização dos seus espaços físicos. Olha que têm muitas coisas nessa vida que podem parecer bobagem, mas essa dica, definitivamente, não é uma delas (por mais que você se recuse a acreditar nisso!).
Nós te propomos a fazer um teste! Organize sua mesa, separe os seus papéis, jogue o que não tem mais serventia para você. Depois, nos conte o resultado da sua produtividade. Com certeza, você irá se surpreender!
5. Abuse da tecnologia
Nos dias de hoje, é impossível falarmos de um mundo sem celular e sem aplicativos, não é mesmo? Estamos cada vez mais conectados e cada vez dependentes do aparelho móvel, que parece que guarda tudo a respeito da nossa vida, não é mesmo? Então, que tal usar a tecnologia a seu favor?
Sim, é isso mesmo que você está pensando! A tecnologia pode ser sim uma das técnicas de organização pessoal no trabalho. Como? Instalando aplicativos como Evernote, cuja função é coletar, organizar e anotar informações do seu computador, celular ou até mesmo através do website, sincronizando tudo com um banco de dados virtual só seu. Bacana, né?
E aí, gostou das nossas dicas sobre técnicas de organização pessoal no trabalho? Esperamos que, após esse texto, sua vida no seu emprego seja mais produtiva! Até mais!
