Aumentar a produtividade no trabalho vai muito além do conhecimento técnico da sua profissão. Existem diversos fatores que influenciam no quanto um profissional pode render durante o expediente. Por isso, podem ser necessários alguns ajustes no modo de trabalho ou na organização das tarefas, afim de encontrar quais práticas melhor funcionam para a sua rotina.
Assim, a sua produtividade no trabalho aumenta, ajudando a elevar a autoestima e oferecendo novas oportunidades profissionais. Pensando nisso, separamos 10 dicas para você alcançar a excelência em relação à produtividade no trabalho.
1- Foco nos resultados e na produtividade no trabalho
Em uma escala de 0 a 10, em que nível você acha que está a sua produtividade no trabalho?
Essa é a primeira pergunta que você deve se fazer antes de colocar em prática as dicas que você vai encontrar até o final do texto. Se a sua produtividade estiver baixa, há muito o que fazer para mudar esse cenário. Se você considera que está se saindo bem e está com uma produtividade alta, lembre-se que sempre há o que melhorar.
A primeira coisa a ser feita é orientar as suas atitudes com foco nos resultados. Assim, todas as suas atitudes, práticas e estratégias te ajudarão seguir no caminho certo, sem sair do foco e alcançar resultados ainda mais elevados.
Então vamos às práticas que vão te ajudar a ter mais produtividade no trabalho.
2- Evite a procrastinação
Sabe quando você fica empurrando os prazos com a barriga, deixando pra fazer tudo na última hora? Sabe aquele tempo que você passa na internet, navegando sem nenhum foco e deixando as tarefas de lado? Pois é, isso é procrastinação.
Normalmente, pessoas que procrastinam muito têm dificuldades de cumprir prazos e realizar tarefas com calma. Afinal, a pessoa se distrai, o tempo passa e as tarefas acabam sendo feitas na correria, com o prazo apertado e, quase sempre, sem nenhum planejamento.
Olhando assim, é bem fácil perceber porque a produtividade acaba sendo prejudicada. Uma tarefa que é feita sem planejamento, com pouquíssimo tempo de execução e muito estresse não tem muitas chances de ser uma tarefa bem feita. Por isso, um grande passo é evitar de todas as formas a procrastinação na sua rotina.
É claro que ninguém é de ferro e você pode separar um tempinho para relaxar e aliviar um pouco o estresse do trabalho. Por isso, existem algumas ferramentas que ajudam a organizar e evitar que a procrastinação diminua a sua produtividade no trabalho. Por exemplo: escreva as suas atividades do dia, durma bem e desligue tudo que possa te distrair.
3- Planeje-se na noite anterior
É muito mais fácil ser produtivo se você sabe exatamente o que precisa fazer com o tempo que tem. Por isso, separe 5 minutinhos no fim do expediente ou antes de dormir para fazer o planejamento do próximo dia. Não tem segredo: faça uma lista do que você deseja e do que vai precisar fazer no dia seguinte. Separe por ordem de importância.
Essa técnica te ajuda a dormir mais tranquilo, afinal você sabe exatamente o que precisará ser feito no dia seguinte. Além disso, facilita a sua vida quando acordar, te dando uma noção do que deverá ser feito, sem perder tempo.
É claro que em alguns dias imprevistos vão aparecer. Não se preocupe. Quando eles aparecerem, defina as prioridades e encaixe-os na lista como qualquer outra tarefa. E pode apostar, colocando essa dica em prática, a sua produtividade no trabalho já terá um salto muito grande.
Mas ainda dá pra ir além. Têm mais 7 dicas!
4- Faça uma coisa de cada vez
Você já ouviu dizer que alguém está tentando “agarrar o mundo com as pernas”? Isso é o que acontece quando tentamos fazer diversas tarefas ao mesmo tempo.
Pode até ser que consigamos cumprir com todas elas, mas provavelmente algumas ficarão mal feitas. Por isso, assim como na dica anterior, é importante definir prioridades para as suas tarefas.
Defina qual tarefa deve ser feita naquele momento e faça. Quando terminar, mude para a próxima e assim por diante. Muitas pessoas ouvem dizer que os profissionais de hoje em dia devem ser multitarefas, achando que isso significa realizar muitas tarefas, todas ao mesmo tempo. Isso está errado.
Ser multitarefa é ter habilidades em diversas áreas da sua profissão, podendo auxiliar em mais de uma especialidade. Fazer muitas tarefas ao mesmo tempo significa perder qualidade e correr riscos de falhas no processo.
Além disso, se você mantem a sua concentração em uma tarefa específica, é bem provável que o tempo de realização da tarefa diminua.
5- Otimize seu tempo
É comum nas grandes cidades brasileiras que as pessoas passem muito tempo no deslocamento entre a casa e o trabalho e vice-versa. Por isso, pode ser interessante que você utilize esse tempo para aumentar sua produtividade no trabalho.
Que tal utilizar esse tempo para aprender? Se você utiliza o transporte público, pode ser um bom momento para ler um livro. Além dessa, existe outra alternativa interessante: o áudio.
Existem podcasts, audiobooks e até programas de rádio que você pode sintonizar ou baixar no seu celular e ir ouvindo no caminho. É uma forma leve e fácil de absorver conhecimento e descobrir novas habilidades, além de conhecer novos assuntos e ouvir alguns especialistas.
Se você quiser ir um pouco além, é possível. Você pode usar o seu smartphone para responder e-mails ou fazer ligações, por exemplo. Assim, você adianta algumas tarefas antes mesmo de chegar no escritório.
Eu sei que você não vai fazer isso, mas é importante lembrar: nunca utilize o celular enquanto dirige. Se você vai de carro para o trabalho, utilize os recursos que não vão te atrapalhar a dirigir.
6- Não adie suas tarefas
Todo mundo sabe como é a sensação de desânimo e preguiça ao ter que realizar alguma tarefa. O problema é que isso não pode te impedir de cumprir com o que deve ser feito. Deixar pra depois uma tarefa que precisa ser feita agora é perder tempo e garantir um acumulo de tarefas no futuro. Por isso, mude o seu pensamento e não deixe a preguiça de impedir de realizar uma tarefa.
Com o tempo, essa prática vira hábito e você não precisará mais lutar contra a indisposição ou o desânimo. Tudo começa a fluir mais fácil quando você se acostuma com uma boa produtividade.
7- Organize-se
Faça um mapeamento da sua organização de modo geral, do horário que você acorda para trabalhar até o modo como estão armazenados os seus documentos digitais.
Depois de identificar o seu nível de organização, você deve tentar melhorar cada setor específico. Mantenha bons sistemas de arquivamento para os seus documentos, defina as melhores rotas para os seus compromissos de rotina, encontre todos os pontos de melhoria e deixe tudo cada vez mais organizado. Vai ser muito mais fácil identificar e realizar suas tarefas se elas estiverem bem organizadas.
Organize seu tempo
Além de todos esses processos de organização, é muito importante organizar também o seu tempo. Afinal, é com ele que você vai conseguir realizar cada uma daquelas tarefas que estão listadas. Por isso, busque métodos que facilitem a sua organização do tempo. Alguns métodos como o Kanban, o GTD ou a Técnica Pomodoro são excelentes para ajudar no gerenciamento do seu tempo. A última é a que eu recomento e é a mais usada.
Técnica Pomodoro
Essa técnica funciona assim:
- Liste as tarefas pendentes.
- Utilize um cronômetro para marcar 25 minutos (a técnica tem esse nome porque o criador era italiano e utilizava um cronômetro em formato de tomate – pomodoro, em italiano- mas você pode usar o despertador do celular, por exemplo).
- Defina qual tarefa vai fazer e trabalhe nela sem interrupções (por exemplo, não olhe o Whatsapp ou levante para converse sobre outros assuntos com um colega de trabalho).
- Quando seu tempo acabar, faça uma pausa de 5 minutos. Vale tudo que te ajude a relaxar. Pode ir ao banheiro, beber água, conversar com um colega, olhar o Whatsapp… Qualquer coisa nesses 5 minutos.
- Se a tarefa ainda não foi terminada, volte a trabalhar nela depois dos 5 minutos de pausa.
- Repita os passos 3, 4 e 5 até que a tarefa seja finalizada.
- Risque a tarefa da lista quando terminar.
- Entre uma tarefa e outra, faça uma pausa por 25 minutos.
Quem costuma utilizar essa técnica chama cada um desses intervalos de 25 minutos de “pomodoro”. Por isso, não se assuste se alguém disser que levou “3 pomodoros” pra realizar uma tarefa, por exemplo.
Também crie o hábito de anotar quantos “pomodoros” você usou pra realizar cada tarefa. Assim, você terá um acompanhamento de como está a sua produtividade no trabalho e como está sendo a sua evolução.
8- Delegue tarefas
Durante a execução das tarefas, avalie quais delas podem ser realizadas por outras pessoas. Pode existir alguém na sua equipe que consiga realizar determinadas tarefas em menos tempo e/ou melhor que você. É necessário conhecer as suas habilidades (e as habilidades da equipe) para saber delegar essas tarefas de acordo com as expertises de cada um.
Essa é também uma prática de organização de tempo. Afinal, cada pessoa estará usando devidamente o tempo que tem, realizando tarefas que estão de acordo com os seus conhecimentos.
9- Organize o ambiente de trabalho
É fato: a organização no ambiente de trabalho reflete diretamente na produtividade do trabalho de todos os profissionais. Ainda mais importante que isso é a organização da mesa de trabalho de cada pessoa em um escritório. Papéis sobre a mesa, copos e canecas usados, pastas, fios, documentos… Tudo isso em cima de uma mesa pode significar desperdício de espaço e tempo em diversas ocasiões.
O tempo gasto para procurar uma caneta no meio de toda aquela bagunça na mesa pode significar uma distração desnecessária no meio de uma tarefa importante. E, consequentemente, a produtividade também é afetada.
Por isso, mantenha na sua mesa apenas o necessário. Também evite distrações, não tenha por perto objetos ou aparelhos que possam atrapalhar a sua concentração no trabalho.
10- Sinta-se em casa no trabalho
A maior parte do tempo de nossas vidas é preenchida pelo trabalho. Sendo assim, é muito importante que nos sintamos bem no ambiente de trabalho. Afinal, o nosso trabalho é o meio que utilizamos para alcançar nossos sonhos e e, por isso, deve ser um ambiente divertido e inspirador todos os dias.
Pensando nisso, busque se encaixar e manter uma boa relação no ambiente de trabalho. Pratique o autoconhecimento e entenda como você pode contribuir para as relações da equipe. Além disso, trabalhe a sua imagem pessoal no trabalho. Não só respeitando as normas de vestimentas da sua empresa/ profissão, mas buscando táticas de relacionamento, gentileza e respeito.
Criar um ambiente de trabalho melhor é dever de todo trabalhador, afinal, o trabalho é nossa segunda casa.
Faça cada vez mais
Aumentar a produtividade no trabalho é um dever diário que acaba se tornando um hábito. Não desista e coloque em prática cada uma dessas dicas para manter a sua produtividade sempre em alta e cada vez melhor. Você pode melhorar sempre. Busque recursos e confie no seu trabalho!
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