O tempo sem dúvida é uma das coisas mais valiosas de nossas vidas, mas infelizmente não podemos estocá-lo. Se você sente que o excesso de tarefas e compromissos está atrapalhando a sua rotina pessoal e profissional, conheça maneiras de economizar algumas horas, por meio de uma administração de tempo eficiente, e ganhe mais liberdade para fazer o que deseja na sua agenda. Confira nossas dicas:
1 – Listas de tarefa
Colocar todas as tarefas no seu dia a dia numa lista é indispensável para fazer uma administração de tempo eficiente. Para aperfeiçoar sua lista, considere dividir suas atividades sob três aspectos:
– Urgente: é uma tarefa que tem um tempo muito curto ou já esgotado e por esse motivo, não podem ser deixadas para depois.
– Importante: são todas as atividades que você faz e que são significativas na sua vida, tem um prazo para concluí-las, mas podem ser feitas com calma.
– Circunstancial: são todas as tarefas desnecessárias, que não geram resultados e, portanto, nem precisam entrar na lista.
Organizar uma rotina cheia de tarefas não é muito fácil, mas com listas de afazeres é possível cumprir todas as suas metas e ser um profissional de alta performance. Ao listar suas atividades faça com antecedência mínima de três dias, procure ser objetivo e não gaste um dia inteiro fazendo o planejamento.
Antes de planejar sua lista de tarefas, considere:
1 – Você precisa realizar isso somente nesta data/hora?
2 – A marcação está incluindo um tempo de antecedência seguro antes do prazo final de entrega do compromisso?
3 – Caso exija sua movimentação física, o trânsito, um pneu furado ou outros imprevistos foram acrescidos ao seu cálculo?
4 – Qual seu nível de dependência para cumprir o prazo?
5 – Analise suas prioridades e lembre-se de suas listas de tarefas que também precisam ser realizadas durante algumas das 24 horas do dia.
Atenção: não adianta listar todos os seus passos durante o dia, sem ter feito anteriormente, uma análise honesta de sua rotina.
É importante se conhecer para que haja uma boa administração de tempo: saber qual é o seu momento de maior rendimento, os períodos de maior concentração e distração, que horas acorda e que horas costuma dormir- são pontos cruciais para desenvolver uma gestão de tempo eficaz e personalizada.
2 – Faça um plano para o seu tempo livre
Para tornar o seu tempo livre em algo mais produtivo, você também deve focar em como gostaria de usá-lo. Perceba o que sua própria mente define como produtividade e alta performance: relaxar, se exercitar e pensar, por exemplo, são atividades produtivas para algumas pessoas, por gerarem uma qualidade de vida satisfatória e deixá-los mais dispostos para o trabalho.
Portanto, faça uma lista das coisas que gostaria de fazer no seu tempo livre. Você pode classificá-las de qualquer maneira, ou tratar todas como igualmente importantes, você escolhe. Imagine como gostaria que fosse a sua vida e certifique-se de descrever as atividades que está tentando fazer para conquistá-las, em seu tempo livre.
-Dentro da sua Administração do tempo, reserve um dia da semana para dedicar à família. Ao definir um momento para realizar um passeio ou alguma atividade lúdica, será possível manter o foco nesse compromisso, evitando que outras responsabilidades atrapalhe esse momento importante na companhia da família.
-Reserve um tempo livre também para a prática de exercícios físicos. Algumas vezes estamos tão atrelados a uma rotina estressante de trabalho que tirá-lo da cabeça parece ser impossível. No entanto sabemos que descansar a mente é fundamental para produtividade e para administração de tempo.
A prática de exercício físico além de ser fundamental para nossa saúde e humor, pode ser também um aliado importante do ócio criativo, pois nos ajuda a organizar as ideias e pensar melhor.
3 – Utilize a técnica Pomodoro no trabalho:
Quando Francesco Cirillo inventou a técnica Pomodoro, na década de 1980, não sabia que sua criação seria muito mais conveniente 20 ou 30 anos depois. O auge da tecnologia aumentou as possibilidades de distração e a capacidade de concentração se tornou ainda mais fundamental.
A técnica Pomodoro é muito útil para aumentar a agilidade cerebral e, consequentemente, a produtividade. Ela consiste em cronometrar o tempo de trabalho e, a cada 25 minutos, fazer um pequeno intervalo. A ideia é utilizar essa pausa para aumentar a agilidade do cérebro. Porém, o que se deve destacar é a organização das tarefas entre os intervalos.
Para isso, elabore um cronograma diário, e siga a risca cada detalhe do planejamento. Sem distração e procrastinação será possível terminar o dia com a sensação de dever cumprido e chegar a casa com tempo livre para os filhos.
4 – “Aprenda a dizer ‘‘não” e delegue atividades menos importantes
Reconhecer que está sobrecarregado e se negar a fazer tarefas que sabe que não é possível realizar com qualidade e no prazo estipulado é fundamental para ter uma administração de tempo efetiva.
Delegue: Se você perceber que não vai conseguir realizar tudo o que você se propôs a fazer, porque não delegar? Peça ajuda os colegas se você sabe que não tem tempo suficiente para acabar tudo.
5 – Partilhe as tarefas domésticas
Um casal ou uma família que divide as tarefas domésticas tende a ser mais produtivo. O ideal é incluir todos e fazer desses trabalhos uma ótima oportunidade para uma convivência saudável.
Saber exatamente o que precisa ser feito em casa e distribuir as tarefas de uma forma justa, além de manter a organização em seu lar, se refletirá em economia de tempo, inclusive para aproveitá-lo, em prol da família.
6 – Shut Down
Significa se desligar de tudo e se focar naquilo que está executando, principalmente em tarefas que exigem uma grande concentração. Desative as notificações do celular, saia das redes sociais, evite conversas paralelas e mantenha-se disciplinado.
Esse processo de desligamento não pode durar mais que 3h. Ao terminar a tarefa, um descanso de 15 minutos é ideal para descansar o corpo e a mente. Essa dica é bem interessante para quem trabalha em casa, pois o ambiente por si só, costuma ter várias distrações.
Elimine as distrações que atrapalham a sua produtividade. Descubra com Fagner Borges, fundador do movimento freesider, como se manter focado no seu objetivo:
7 – Não programe todo seu dia, aprenda como ter mais tempo livre
Deixar uma brecha de no mínimo duas horas na sua agenda é o que vai te dá mais tranquilidade e tempo para a ação caso, surja algum imprevisto no seu dia.
E se nada urgente acontecer você ganhou algumas horinhas que podem ser reaproveitadas para antecipar alguma tarefa pessoal ou de trabalho, administrar uma nova ideia, empreender ou até mesmo para deixar o tempo livre para os filhos.
8 – Flexibilidade na tarefa e de horário
Se o seu segmento permitir, procure maneiras diferentes para realizar suas tarefas. Nada deixa o profissional mais desmotivador do que ficar repetindo como um robô, o mesmo serviço de maneira igual todos os dias. Sempre existe uma forma de mudar, inovar, testar novos métodos que contribui para fazer uma administração do tempo correta e ainda melhorar nossa produtividade.
Fazer uma administração de tempo não significa essencialmente seguir um cronograma de horário perfeito. Muitas pessoas lidam bem com horários flexíveis. Entretanto, para que essa flexibilidade ajude a produtividade, é necessário ter disciplina e manter o foco no resultado, para não cair no desleixo.
– Planeje sua rotina, os dias e horários flexíveis para evitar desgastes. Vale destacar que o período após o expediente, de folgas e férias não é considerado como horário flexível.
– Use a regra dos cinco minutos, se você não está conseguindo ser produtivo porque está tendo problemas em se manter focado, desafie-se a trabalhar em algo por cinco minutos. Dê o melhor de si nesse tempo. Você ficará surpreso com o que você conseguirá fazer em 300 segundos.
9 – Divida as tarefas maiores em pequenas tarefas
O matemático britânico Alan Turing, considerado o pai da computação desenvolveu um método bastante inteligente de administração de tempo – a divisão de tempo para ter mais produtividade.
Ele quebrava as grandes tarefas em pequenas partes para resolver aos poucos. Para ele as técnicas de produtividade não implicam em executar múltiplas tarefas em poucas horas, mas realizá-las com excelência. Então, se você está com uma tarefa complexa ou trabalhosa para resolver, divida em etapas e ela sairá do papel.
Uma boa alternativa também são técnicas organizadoras. Existem várias técnicas para conseguir uma boa administração do tempo. Lance mão de uma ou mais, para se tornar um profissional de alta performance e ter mais qualidade de vida: princípio de pareto, pomodoro, 5w/2h e matriz GUT são alguns exemplos de ferramenta que podem ajudá-lo a alavancar a produtividade e economizar tempo.
10 – Negocie trabalho em home Office
Trabalhar em casa ao menos uma vez por semana permitirá um ganho de tempo significativo, pois não haverá mais a necessidade pegar trânsito e se deslocar até a empresa. Além disso, você poderá ter mais tempo livre para os filhos, para realizar as refeições em família, aumentando a proximidade entre os outros membros da casa.
Essa pode ser uma ótima experiência para melhorar a relação com a administração do tempo. Caso decida abrir o próprio negócio, por exemplo, você já estará habituado a uma rotina de horários flexíveis, mas que exigem ainda mais disciplina para manter a produtividade em alta.
11 – Busque o equilíbrio
Ter uma vida equilibrada é uma questão de saúde. Se o trabalho está consumindo todo o tempo, exigindo muito e você não está conseguindo equilibrar a dedicação entre as atividades profissionais e pessoais, mesmo buscando uma gestão de tempo inteligente. Considere sair da sua zona de conforto.
Uma ótima maneira de usar o tempo livre é descobrir coisas novas e descobrir coisas sobre si mesmo, que você não fazia ideia anteriormente. Ao sair de sua zona de conforto habitual, o seu tempo livre se transforma numa jornada de autodescoberta que ajudará você a crescer.
Então que tal se dedicar a uma nova ideia? Atualmente muitas pessoas estão usando o seu tempo livre para se dedicar ao empreendedorismo digital. Graças à flexibilidade de tempo e também do local de trabalho, elas nem precisam sequer largar o emprego para investir em um negócio online.
O empreendedorismo digital em geral permite começar um negócio investindo muito pouco financeiramente e também gera um retorno rápido a partir dos esforços corretos. Além disso, possui outros benefícios bastante sedutores como:
-Negociações mais dinâmicas: No ambiente virtual é muito mais simples realizar negociações e manter um empreendimento dinâmico. Isso porque se elimina a necessidade de encontros presenciais, todas as transações são feitas de forma instantânea e na maioria das vezes não existem questões como horário de funcionamento, disponibilidade de vendedores e etc.
Essa flexibilidade e dinamicidade beneficiam tanto o empreendedor quanto os clientes, que atualmente preza por simplicidade e rapidez nas negociações.
-Facilidade em atingir muitas pessoas: Com cada vez mais gente conectada, é muito mais fácil fazer com que seu negócio consiga impactar diferentes pessoas e que ele ganhe visibilidade a nível nacional e até mundial. O empreendedorismo digital aliado a boas práticas de marketing e publicidade, você consegue fazer com que pessoas de diferentes partes conheçam seu negócio e comprem dele.
–Investimento inicial e custos de operação reduzidos: Custos com uma estrutura física complexa, com muitos funcionários, investimento em equipamentos e mobília não fazem parte do empreendedorismo digital. Algumas vezes você só vai precisar de você mesmo e de um computador.
Além disso, grande parte dos custos que você teria com algo físico passa a não existir, como aqueles referentes à manutenção da equipe, do espaço, deslocamento para realização de reuniões e outros.
É claro que isso varia de acordo com o tipo de negócio que você pretende criar e com a verba inicial disponível. Porém, em algumas situações é totalmente possível e mais do que suficiente.
– Alta produtividade versus poucas horas de trabalhos entre outros: O empreendedorismo digital não demanda o mesmo tempo que um trabalho tradicional. Uma boa administração de tempo com algumas poucas horas destinada ao seu negócio online é suficiente para começar a ter sucesso nessa jornada.
Quer fazer parte dessa nova tendência de empreendimento digital? Assista ao nosso vídeo e “Descubra como ter um dia de trabalho de apenas 3 horas”. Clique na imagem abaixo e saiba mais sobre como isso é possível.
