Saber gerenciar corretamente a rotina pessoal e de trabalho, não é uma das tarefas mais fáceis. Mesmo pessoas bem organizadas já sonharam em prolongar o dia, para além das 24 horas. “Não tenho tempo para isso ou para aquilo”, “meu dia hoje está corrido”, “estou com pressa” são as queixas mais comuns dos que utilizam a falta de tempo para justificar o acúmulo de atividades e de compromissos inacabados.
Infelizmente esse tipo de comportamento serve apenas para sobrecarregá-lo e é altamente prejudicial para a sua qualidade de vida, afinal como vamos desfrutar das nossas conquistas, se estamos sempre na correria do dia a dia? A resposta, não tem mistério, só planejamento! Faça uma administração do tempo e veja sua produtividade render cada vez mais – convidamos você para fazer parte do dia de 3 horas:
Crenças limitantes afetam a nossa administração do tempo
Crenças limitantes são negativas e, na maioria das vezes, invisíveis. Controlam nossos comportamentos e pensamentos nos impedindo de realizar aquilo que desejamos, e nos fazendo acreditar que não somos capazes. Tais crenças costumam ser provenientes de alguma experiência ruim. O inconsciente passa a generalizar essas más experiências, criando impedimentos, mesmo sem razões muitas lógicas, o que acaba nos deixando na defensiva e muitas vezes inertes para uma ação.
As crenças limitantes podem ainda ser passadas para a gente no seio familiar, no âmbito social por meio da mídia ou sociedade.
A nossa relação com a administração do tempo também pode ser afetada por essas crenças, por isso é necessário saber identificá-las para nos livrarmos da auto sabotagem que transforma o tempo em vilão. São exemplos de crenças limitantes:
-Eu não consigo
-Eu não estou preparado;
-Eu não tenho tempo;
-Nunca tenho dinheiro para nada;
-Eu não sei fazer isso;
-Eu sou um fracassado
-Eu sou burro
-Não fui pago para isso
-Do que adianta estudar, se eu não vou passar
-Tem gente mais qualificada que eu
-Dinheiro que vem fácil, vai fácil
-Eu não dou conta
entre outras…
Todo mundo em algum momento já quis desenvolver algum projeto como trabalhar na internet, estudar para um concurso, mudar de profissão ou qualquer outra coisa do gênero, mas não conseguiu. E todas as vezes que tentava, experimentava uma sensação de tristeza ou até mesmo de fracasso. Certo? Então isso, é o que chamamos de auto sabotagem.
A boa notícia é que podemos mudar nossas crenças, principalmente aquelas que foram inúteis e mesmo assim permaneceram em nós.
Vença à auto sabotagem
A maioria dessas crenças é adquirida por terceiros (pais, professores, amigos, cultura). Elas são transformadas em verdades inconscientemente, por não questionarmos as informações que nos foram dadas desde pequenos, mas também por uma necessidade emocional de certeza e segurança.
Mas como ficar livre de verdades tão enraizadas no nosso cotidiano e com isso otimizar o nosso tempo? Primeiro é necessário fazer uma observação do que acreditamos e do que nos parece ser, a primeira vista confortável. O ideal é flagrar nossas crenças no momento que elas aparecem e parar conscientemente de retroalimentar-las:
– Perceba todas as vezes que você diz que algo não é possível. Reflita como seria se não acreditasse nisso?
– Perceba sempre a forma que adjetiva algo e lembre-se que isso é um ponto de vista e não uma verdade absoluta. Exemplo: ganhar dinheiro é difícil.
– Busque desenvolver um olhar neutro sobre outras coisas e situações, e perceba como podem ter outro peso, sem conceitos pré-concebidos.
– Troque a crença limitante por uma afirmação fortalecedora, por mais utópico que possa parecer, seja positivo. Exemplo: a crise financeira do país me derrubou por minha natureza é próspera em qualquer circunstância.
– Condicione a nova crença até que se torne um hábito. Uma crença se torna uma crença a partir do momento que não a questionamos, sob nenhuma hipótese. Por exemplo, sabemos que o céu é azul e ninguém precisa nos lembrar disso. A partir do momento que chegamos neste nível de crença e passamos, a saber, que algo é verdade, operamos no piloto automático.
-Desempenhe suas tarefas fazendo o uso inteligente de seu tempo. Quando nos programamos metodicamente para conquistar ou realizar algo, as crenças limitantes perdem espaço e o tempo vira nosso aliado. Trabalhar na internet, por exemplo, é uma excelente forma, de economizar tempo, desde que você saiba administrá-lo para não precisar ficar online o tempo todo. Tudo é questão de planejamento.
– Defina qual é o objetivo que deseja alcançar. Deparamos com as crenças limitantes no momento em que estabelecemos algum objetivo. Ter um objetivo específico é muito importante para direcionar nossos recursos e potencial para a direção que queremos ir, em oposição daquilo que acreditamos se incapazes realizar. Desta forma, estaremos focados em nosso objetivo, e não naquilo que nos limita.
Identifique se o tempo é seu vilão ou um aliado?
Sabe a sensação de ter passado o dia todo ocupado e mesmo assim chegar ao final do expediente e sentir que não finalizou nada ou quase nenhuma das atividades que realmente precisava?
Um dos paradigmas que costumam seguir tanto um indivíduo que trabalha na internet, quanto numa organização é o mito da produtividade que consiste em trabalhar mais para produzir mais. Acontece que estender uma jornada de trabalho para atender uma determinada demanda de tarefas só irá resultar em mais cansaço, e logo em seguida, queda de produção.
Portanto, não adianta se livrar das crenças que o limitam, se o seu tempo for mal gerido. Conheça as principais observações para transformar o tempo no seu principal aliado:
1- Perceba a importância de administrar o tempo: Quantas vezes você se encontra correndo atrás do tempo? Para muitas pessoas, o tempo está ficando cada vez mais curto e não sobra tempo para mais nada. Isso acontece quando nos obrigamos a assumir a responsabilidade de concretizar o máximo de tarefas possíveis e num ritmo frenético. Como podemos cuidar simultaneamente da carreira, finanças, família, amigos, saúde e bem estar? Diante desse quadro, se faz necessário realizar uma melhor administração do tempo, personalizando-o, afinal cabe a você escolher ter, ou não, mais conquistas profissionais, mais lazer, mais equilíbrio, mais saúde e etc.
2- Faça uma lista de tarefas: Não importa se você tem muitas ou poucas tarefas para executar: deixar de fazer uma lista de tarefas transforma o tempo no seu pior inimigo, porque o prazo para executar todas elas pode ficar “espremido” entre uma atividade e outra. Fazer uma lista o mantém no controle da situação. Você já teve aquela sensação incômoda de que está esquecendo-se de fazer algo importante? Você se sente sobrecarregado de tarefas? Se este for o seu caso, você provavelmente não usa uma lista de tarefas para manter-se no controle das coisas.
3- Defina metas pessoais: Onde você gostaria de estar daqui a seis meses? E no próximo ano? Ou mesmo daqui a 10 anos? Defina algumas metas pessoais de longo e curto prazo. Quando você sabe o seu objetivo, você pode determinar exatamente o que necessita ser feito e em que ordem. Sem uma definição de metas adequadas o tempo é desperdiçado e as prioridades podem entrar em conflito.
4- Priorize as tarefas: Pode ser complicado priorizar tarefas se você tem diariamente coisas urgentes para desenvolver. Mas o esforço é válido e priorizar o que precisa ser feito é importante. Para priorizar a um nível simples, classifique suas tarefas com base no tempo que você tem disponível versus o tempo exigido para a execução, também pode avaliar o valor do projeto, isto é, seu potencial de rentabilidade ou benefício.
5- Gerencie interrupções: Algumas pessoas tendem a perder algumas horas com distrações, procrastinando coisas importantes, para no final ficar pensando o quanto poderia ter sido feito, se tivesse aquele tempo perdido de volta. Afaste interrupções como e-mails, whatsApp, bate papos e outros que o impedem de alcançar um fluxo de rendimento no trabalho. Determine horários específicos para checar e responder e-mails mantenha desligados os alertas sonoros dos aplicativos do celular e, quando não estiver navegando na internet, feche totalmente seu navegador para reduzir distrações.
6- Supere a procrastinação: A procrastinação ocorre quando você adia tarefas que deveria estar focado. A melhor maneira de vencê-la é reconhecer que você realmente procrastina e, a partir de então, descobrir o porquê desse seu comportamento. Uma vez descoberto, faça a administração do tempo e deixe de lado esse hábito.
7- Diga “não”: Você é uma pessoa que tem dificuldade em dizer “não” para as pessoas? Se este for o caso, você provavelmente tem assumido mais projetos e compromissos do que consegue efetivamente fazer. Dizer sim para tudo é fazer mal uso de seu tempo e ainda correr o risco de produzir um trabalho mal feito. Antes de aceitar outras tarefas, pergunte para si mesmo: Eu tenho tempo para fazer isso? É uma tarefa urgente? Essa tarefa está dentro dos meus objetivos?
8- Não seja um multitarefa: Quando você escreve e-mail enquanto lê as notícias e conversa ao telefone com seus clientes, você está levando de 20-40 por cento a mais de tempo em comparação com a conclusão das mesmas tarefas feitas em sequência. Além das tarefas serem mal feitas, os e-mails podem ficar cheios de erros ortográficos e seus clientes podem ficar frustrados com a sua falta de concentração. Concentre-se em uma tarefa de cada vez, para produzir um trabalho com mais qualidade em menos tempo.
9- Faça pausas: Se for difícil parar de trabalhar, programe pausas para si mesmo – utilize um alarme como lembrete e tire uma pausa de cinco ou 10 minutos a cada uma ou duas horas. Essa forma de administração do tempo além de manter a produtividade em alta, é benéfica para sua saúde, pois o corpo e o cérebro precisam de descanso para funcionar corretamente.
10- Evite o estresse: O estresse ocorre quando aceitamos mais do que somos capazes de concretizar no nosso dia. O resultado disso é esgotamento físico e mental. Esse certamente é um dos piores fatores negativos da má gestão do tempo, pois em excesso pode inclusive afastar totalmente a pessoa do trabalho. Se for o caso delegue.
11- Defina deadlines: Mesmo que a tarefa não tenha prazo certo, defina você mesmo o tempo exato para concluí-la, a fim de evitar“empurrá-la com a barriga” deixando tudo para última hora.
12- Comece cedo: Tem pessoas que são mais produtivas à noite. Mas no geral a maioria delas começa o dia bem produtivo e tem seu nível de energia reduzido conforme o dia vai passando. Acordar cedo vai deixá-lo com o tempo para planejar as próximas horas. Agora se você é daqueles que trabalham na internet e tem total controle de sua rotina ou simplesmente é daqueles que costumam acordar mais dispersos pela manhã, considere utilizar esse tempo para prática de exercícios físicos ou qualquer outra atividade de lazer, por exemplo, além de estimular um comportamento saudável, vai deixá-lo mais disposto para o que está por vir.
13- Prepare-se para os imprevistos: A melhor forma de fazer administração do tempo é planejando sua semana, priorizando o que deve ser feito cada dia e deixando um espaço de pelo menos 2 horas para os imprevistos que venham a surgir. Ao fim do dia se nada de mais urgente acontecer, você ganhou 2 horas e pode usá-las para antecipar outras tarefas, para descansar ou até mesmo para ter o famoso ócio criativo.
14- Ócio criativo: Separe algum intervalo para o ócio criativo. A grande maioria das pessoas confunde ócio com preguiça. Ao contrário do que muitos acreditam, ócio criativo não significa não fazer nada, trata-se na verdade, da união entre trabalho, estudo e lazer, de forma que alguém possa experimentar o resultado gerado pelo trabalho, o conhecimento ocasionado pelo estudo e a alegria proporcionada pelo lazer – segundo o estudioso italiano Domênico Mais, criador do conceito.
15- observe sua rotina e use ferramentas de gestão do tempo: Antes de fazer qualquer planejamento para administração do tempo, conheça sua rotina pessoal de trabalho. Para ter autogestão e disciplina é importante considerar:
– Quais atividades demoram mais para serem concluídas?
– Quais são as minhas dificuldades durante o processo de produção?
– Quais hábitos prejudicam a minha produtividade?
-O que tenho feito para otimizar meu desempenho?
Além disso, lance mão de algumas ferramentas e aplicativos, que vão ajudá-lo a planejar melhor seu tempo. Existem várias no mercado, veja a que mais se adequa ao seu perfil e incorpore-a seu dia-a-dia.
16- Saia das quatro paredes: Estar sempre no mesmo ambiente, sentar sempre na mesma cadeira, cair numa rotina, pode baixar nossa produtividade e não há como administrar o tempo sentindo-se aprisionado. Considere trabalhar na internet de casa ou de qualquer outro lugar, no qual se sinta confortável e motivado. Sair do local de trabalho pode ser inspirador – cada um sabe o melhor local para desempenhar seu trabalho – o ideal é priorizar aquele lugar que manterá a sua mente mais disposta e até mesmo mais criativa.
17-. Mantenha uma boa alimentação e invista em lazer: Não adianta se afundar no trabalho e não ter tempo para comer de forma saudável ou apenas se divertir. Quando não nos alimentam parecer exagero, mas procure resguardar intervalos como esses na hora de gerir o seu tempo, pois é muito comum, trabalhadores comprometerem sua rotina de alimentação e lazer por conta do excesso de tarefas.
O que vai realmente definir se o tempo será um ponto positivo ou negativo em sua vida é a forma como ele é gerenciado. Aprender a gerir o tempo não implica em trabalhar mais ou menos e sim fazer uso do tempo que se tem de forma inteligente.
Não existe uma única regra, cada indivíduo possui uma rotina específica – entretanto, o tempo é democrático, todos temos as mesmas 24 horas. O que dá ao tempo o papel de vilão ou mocinho da história é a sua forma de administrá-lo.