O dia a dia está cada vez mais corrido e as pessoas precisam de tudo para ontem, seja no trabalho ou em casa. Neste artigo você vai aprender a vencer o medo de dizer não e a definir o que realmente é prioridade.
Primeiramente é importante entender o conceito de importante e urgente. Ambos remetem rapidez na ação necessária, porém em proporções diferentes. Importante é algo crítico, que precisa de atenção, mas não é algo radical. Já o urgente é uma situação de extrema importância.
Urgente e importante são termos usados muito no ambiente profissional e na vida pessoal também. Contudo, essas duas palavrinhas mágicas acabam confundindo seus usuários em relação ao seu significado. Por isso é melhor entender a diferença entre cada uma para saber dizer não e definir prioridades quando tudo é urgente.
Definindo prioridades
O primeiro passo para perder o medo de dizer não é saber definir suas prioridades. Isso te ajudará a ter boa gestão do tempo e organização no trabalho. Um bom planejamento, seja ele diário ou mensal, é capaz de nos poupar muito tempo na realização de tarefas. Eu falo mais sobre isso na Jornada da Liberdade:
“Todo mundo precisa aprender a gerenciar melhor o tempo, a planejar do jeito correto, a priorizar o que deve ser feito, a dizer não com segurança, a ter uma excelente definição de indicadores e uma estratégia de execução para atingi-los”
1 – Perca o medo de dizer não ao seu chefe e colegas
O medo de dizer não em dizer não ao seu chefe, ou à sua equipe é atormenta muitas pessoas. Contudo não há nada de mais nisso. Todavia, o problema é não conseguir executar tais tarefas por falta de tempo e acabar invertendo os papeis de urgente e importante.
Certamente de uns tempos para cá cada vez mais o tempo tem se tornado precioso. O tempo no trabalho, o tempo com família, o lazer. Pode parecer um bicho de 7 cabeças definir prioridades quando tudo é urgente, mas não é não. Entretanto, trata-se apenas de uma questão de adaptação e novas rotinas para driblar a correria do dia a dia.
2 – Entenda sua função e o grau de responsabilidade que você tem
Uma das primeiras coisas ao se definir prioridades quando tudo é urgente é entender qual o seu papel do desempenho de tal atividade, ou que responsabilidade você tem sobre o assunto envolvido.
Quando você entende os processos que acontecem no seu trabalho, por exemplo, você consegue visualizar de forma mais clara qual a importância de uma determinada tarefa. Tendo essas informações mais organizadas e transparentes te ajudam a definir o que é uma urgente e o que é importante.
Caso tenha dúvida, pergunte aos seus colegas de trabalho ou até mesmo ao seu chefe. Peça mais explicações sobre sua demanda de trabalho, para poder compreender de maneira ampla o seu papel dentro da empresa.
3 – Liste as suas prioridades urgentes e importantes
Uma vez entendido a dinâmica dos processos, você é capaz de definir prioridades quando tudo é urgente, pois agora você realmente entente o funcionamento como um todo. Liste suas prioridades no curto, médio e longo prazo tendo em mente o conceito de prioridade importante X urgente.
Faça anotações, cronograma, use post it, enfim, torne suas prioridades visuais. Dessa forma é mais difícil esquecê-las. Ser organizado é essencial na hora de definir prioridades no trabalho e na vida. Não perca o foco, na dúvida imagine que você só tem 2 horas do dia para trabalhar, o que resolveria primeiro?
Veja também os posts que preparamos para você:
- Cinco dicas de como focar no trabalho e eliminar distrações
- Várias maneiras de ter sucesso no trabalho
- Vencer dificuldades na vida profissional? Descubra tudo agora!
4 – Estabeleça prazos
Para algumas pessoas trabalhar sob pressão é difícil, já para outras, não existir pressão faz falta. Dessa forma, escolha a partir do que é melhor para você, mas mantenha a conclusão das suas prioridades em foco.
Defina um prazo para a conclusão de suas tarefas e evite iniciar outra atividade sem ter concluído a primeira. Assim, você evita acumulo de trabalho e se mantem o foco nas suas prioridades.
Não são todas as pessoas que sabem trabalhar com prazos. As vezes por calcularmos mal o tempo acabamos nos comprometendo a fazer mais do que é possível. Sabe por que isso acontece? Má gestão do tempo e falta de organização!
Quando você estiver identificando o funcionamento de alguns processos, preste atenção no tempo gasto em cada tarefa. Não se esqueça também de considerar o tempo gasto por outras áreas. Grandes empresas têm setores específicos para determinados assuntos, e muitas vezes é necessário aguardar o parecer de outras áreas para te auxiliar com alguma questão interna.
5 – Ação!
Agora você está com a faca e o queijo na mão. Já entendeu sua função dentro do todo e já sabe definir prioridades quando tudo é urgente. Esse é o momento de agir, de desempenhar sua função de tal maneira que consiga separar urgente de importante.
Definir prioridades quando tudo é urgente não é impossível. Depois que você entende suas demandas e começa a lista-las fica bem mais fácil. O próximo passo é agir e executar suas tarefas sabendo quais atividades são mais importantes que outras. Essa é a hora de você desempenhar seu poder de decisão e encarar cada situação tendo em consideração seu reflexo no todo.
6 – Defina uma meta por dia
Isso mesmo, você deve se dar uma meta em relação as suas prioridades mais urgentes e outra para as importantes. Nesse vídeo conto um pouco sobre construção de metas…
Trace uma meta diária e se cobre em relação a ela. Evite a procrastinação, ela não vai te ajudar em nada nessa fase.
7 – Crie prazos para si mesmo
Outra ótima maneira de definir prioridades quando tudo é urgente é criando prazos para si mesmo. Dentro dos planejamentos diários que você vai fazer, se dê um prazo também. É uma forma eficaz de te manter em dia com você mesmo e ter controle do tempo.