O principal sonho de todo empreendedor é ter liberdade para trabalhar em momentos de maior produtividade e não ter que cumprir horários no escritório. E quando isso é possível é necessário ter um apoio e saber como gerenciar equipes a distância.
Desde o início dos anos 2000 esse movimento de terceirização e gestão de equipes a distância começou a se tornar uma alternativa para empresas. Inicialmente os serviços técnicos a fim de reduzir custos.
Nos últimos anos, porém, equipes de desenvolvimento e também de criação, estão sendo estruturadas para a prestação de serviços à distância. Neste grupo incluem, profissionais da área de tecnologia, design e até mesmo análise de dados.
Hoje, entretanto, o crescimento de empresas digitais tem aumentado, assim como, o número de profissionais liberais. E a prestação de serviço, inclusive à distância, tem sido cada vez mais natural para os empresários.
Líderes têm entendido que é preciso compreender as dificuldades da equipe remota e transformá-las em vantagens. E quando algo não está funcionando, você tem que aprender a confiar em seu contratante para consertá-lo.
A gestão de equipes a distância possui tamanha importância. Pois é através dela, que seu negócio possui a capacidade de manter profissionais engajados e aumentar a produtividade individual à distância.
Um dos maiores desafios da terceirização é perder o controle das funções que estão sendo executadas.
E a objeção de como administrar uma empresa a distância, permanece. Por isso, neste artigo você terá 5 dicas de como gerenciar equipes a distância e garantir o sucesso e crescimento do seu negócio.
1 – Escolha da equipe
Ao contratar um profissional para fazer parte da sua equipe remota é preciso estar atento a alguns pré-requisitos além dos profissionais. Afinal, saber sobre como gerenciar equipes a distância exige um maior conhecimento sobre o contratado.
Motivação
Uma característica enriquecedora para a equipe presente em um profissional remoto é a motivação. O desempenho e produtividade estão relacionados à motivação individual.
A gestão de equipes a distância fica mais fácil quando os profissionais estão motivados e dispostos a investir energia nos projetos. Por isso, opte por trabalhar com uma equipe motivada e com disposição para contribuir com o crescimento do seu negócio.
Equipes motivadas demonstram atitudes positivas em relação ao trabalho. E você pode motivar sua equipe, reconhecendo as habilidades profissionais de cada indivíduo. E mais que isso, você pode oferecer aos parceiros oportunidades de aplicar suas habilidades. Além de, compartilhar sua cultura e valores corporativos.
Confiança
Trabalhar com profissionais home office significa fazer as coisas de maneira um pouco diferente. É preciso dedicar um pouco mais de esforço a muitos aspectos da vida profissional. Incluindo a confiabilidade do profissional.
Ao iniciar o trabalho de como gerenciar equipes remotas, a confiança, aparece como características fundamental. Confiança para entregar seu projeto nas mãos do profissional, e a confiança para a entrega do trabalho.
A falta de confiança acontece quando o profissional se mostra vulnerável dentro da equipe e não se dispõe para admitir seus erros e fraquezas. É preciso que o profissional, então, se sinta confortável como o modo de trabalho e com o ofício dentro da empresa.
Pois, a partir da ausência de confiança, você terá dificuldades de engajar o profissional e fazer com que ele se sinta seguro a participar do projeto e interação com outros membros das equipes.
A confiança permite que os profissionais contratados e a equipe de gestão façam o seu melhor e assumam a responsabilidade pela sua função.
A confiança em relação aos seus trabalhadores remotos não surge do nada. Por isso, além de conversar e interagir com antigos contratantes e empresas por onde o profissional já passou, você pode realizar testes para avaliar o comprometimento do profissional.
Formação e comunicação
A distância geográfica entre os membros da equipe não pode ser um pretexto para que não haja interação. Assim como, o contratante não tem a obrigação de saber como funciona a dinâmica da empresa.
Sendo assim, uma ótima alternativa de como gerenciar equipes a distância é oferecer a oportunidade da equipe se reunir em treinamentos e alinhamento de projetos.
Aproveite esses encontros virtuais para melhorar a comunicação entre você e sua equipe e conversas mais casuais.
2 – Comunicação
O que é indispensável em como gerenciar equipes a distância é a comunicação com os profissionais. Reuniões diárias ou demais são imprescindíveis para manter as equipes niveladas e por dentro do que está acontecendo.
Afinal, a comunicação é fundamental para liderar efetivamente equipes a distância e distribuídas. Por esse motivo, você deve configurar o padrão para comunicação e exigir que seja seguido.
A comunicação também é extremamente importante para a eficácia da produção. Ou seja, o profissional precisa entender o status da produção da equipe. A fim de garantir que seu trabalho esteja alinhado com a promessa do grupo e as necessidades da empresa.
Para automatizar suas tarefas rotineiras e unificar a comunicação com a equipe, será necessário utilizar ferramentas de organização e comunicação. A principal maneira de como administrar uma filial a distância é através dessas ferramentas.
Para manter contato com sua equipe, escolha um software conveniente para os dois lados. Opte por um ou no máximo duas opções de comunicação com a equipe. Desta forma, a gestão de equipes a distância fica muito mais acessível.
Algumas ferramentas de comunicação abrangem todos os recursos necessários, incluindo mensagens instantâneas, chamadas de voz e vídeo, conferência via Web, compartilhamento de arquivos e compartilhamento de tela.
Ferramentas de comunicação mais utilizadas
- Skype – Ferramenta de comunicação para chats e chamadas gratuitas. Permite comunicação pela Internet através de conexões de voz e vídeo.
- WebEx – Aplicativo de demanda, reunião online e webconferência, compartilhamento de tela, bate-papo e muito mais.
- Google Hangouts – Plataforma de mensagens instantâneas e chat de vídeo.
- Slack – Ferramenta que integra informações, agiliza o trabalho e ajuda na organização de equipes.
Todas essas ferramentas são ideais quando se trata de vídeo chamadas e conferências. Manter a comunicação individual com cada profissional e também em grupo.
A comunicação consistente é um componente crucial para a gestão de equipes a distância de alto desempenho.
O hábito de interagir com regularidade permite que você, como gestor, crie uma cultura em que os profissionais se sintam ouvidos. Permanecendo mais produtivos e responsáveis, mesmo de longe.
3 – Como gerenciar equipes a distância
O uso de ferramentas é fundamental no gerenciamento de projetos e gestão de equipes a distância.
As ferramentas são importantes sobre como gerenciar equipes a distância porque permitem organizar melhor a equipe e manter todos na mesma página.
Quando se tem uma equipe presencial, você pode sempre unir a equipe para uma reunião para orientar a todos sobre os caminhos a serem seguidos.
Em uma equipe remota, você precisará das ferramentas certas para garantir que todos permaneçam na mesma página e possam continuar a executar sem uma pessoa física ao lado deles.
Aqui estão algumas ferramentas. Afinal, elas ajudam você a organizar todo o seu projeto e acompanhar as comunicações dentro de uma equipe.
- Um tabuleiro virtual do Scrum
- Integração com sistemas de terceiros, como o Dropbox, o Google Drive e o GitHub
- Relatórios em tempo real
- Calendários
- Listas de tarefas
- Atribuição de tarefas
- Compartilhamento de arquivos
- Mensagens
- Notificações
E as ferramentas de gerenciamento de projetos mais populares são JIRA, Asana e Trello.
JIRA
Jira é uma ferramenta que permite o monitoramento de tarefas e acompanhamento de projetos garantindo o gerenciamento de todas as suas atividades em único lugar.
Asana
Asana é uma plataforma de organização de equipes online. Suas funções principais são a organização de projetos, que podem ser feitas em lista ou quadro de cartões, além do recurso de fórum de discussão.
Inclusive, toda a equipe de gestão do movimento Freesider, utiliza o asana para gerenciar as atividades da equipe. Temos uma equipe enxuta, e muito produtiva.
Trello
O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos. Permite que você trabalhe de forma mais colaborativa e faça mais. As placas, listas e cartões do Trello permitem que você organize e priorize seus projetos de uma maneira divertida, flexível e gratificante.
A implementação de uma ferramenta de gerenciamento facilita para que você se mantenha atualizado do andamento dos projetos. Facilitando o processo de como gerenciar equipes a distância.
O usa da ferramenta permitirá que todos vejam o que está sendo trabalhado, poste atualizações e permaneça atualizado. A partir da análise e as atualizações da ferramenta é possível utilizar reuniões de equipe para incentivar o progresso e comemorar a evolução dos projetos em andamento.
Além de acompanhar o status das tarefas e as datas de entrega o uso dessas ferramentas na gestão de equipes a distância ajuda a criar incentivo e impulsionar resultados ainda melhores.
4 – Responsabilidade
Outra alternativa de como gerenciar equipes a distância é tornar as responsabilidades claras para todos.
Ao definir as responsabilidades específicas de cada pessoa da sua equipe, você faz com que todos se conscientizem das responsabilidades uns dos outros.
Por isso, a prática de conversas regulares é tão importante para o crescimento da equipe. Pois, assim, você se atualiza do progresso de cada etapa. E os membros da equipe sabem como e quando se conectar e apoiar uns aos outros para alcançar os resultados desejados.
As responsabilidades de cada profissional é a maneira que você, como gestor, tem de informar ao profissional quais são as expectativas quanto ao desempenho no trabalho dele.
Sendo assim, a dica de como gerenciar equipes a distância através da responsabilidade, é estipular metas individuais e mensuráveis. Isso ajuda o profissional a priorizar as atividades, e a você, para avaliar o desempenho.
Quando os profissionais não recebem o apoio de que precisam, ou os gestores não compartilham seus sucessos, pode acontecer insatisfação.
Quando os profissionais compartilham e não recebam um reconhecimento em retorno, eles assumirão que seu gerente simplesmente não se importa.
Uma das maneiras de se ter sucesso em como gerenciar equipes a distância é estabelecer as expectativas de maneira clara para ambos os lados. A falta de transparência, pode fazer com que as pessoas inevitavelmente fiquem desapontadas e desmotivadas.
Por esse motivo é importante incluir a prática do feedback. Pois, é papel do líder, mostrar aos membros do time suas forças e fraquezas. Isso é essencial para que os profissionais permanecem em constante melhoria e, assim, aumentem seu nível de produtividade.
É importante demonstrar que os profissionais são parte importante da empresa. O feedback é a melhor estratégia para estimular o diálogo entre você e os profissionais contratados. E, assim, gerar uma relação de confiança.
5 – Conexão
A conectividade entre você, seu negócio e os profissionais que trabalham em seus projetos é a base para o crescimento da sua empresa.
Uma alternativa de como gerenciar equipes a distância é através da conexão do profissional contratado ao seu trabalho à missão e aos valores da empresa.
Assim, amarrar todos os membros da equipe em torno da missão e dos valores da empresa é o que mantém as pessoas engajadas quando não estão fisicamente no escritório todos os dias.
Os profissionais podem se sentir desconectados da organização e talvez de sua equipe quando trabalham remotamente.
Por isso, você deve criar oportunidades de conexão que incluam a comunicação de informações da organização em tempo real.
Desta forma, você garante que todos da equipe entendam como seu trabalho está vinculado aos objetivos da organização e fornece reconhecimento individual e de equipe.
Os profissionais têm melhor desempenho quando sabem que a gerência tem interesse em ajudá-los a ter sucesso.
Assim como administrar uma empresa a distância, você deve fazer esforços para verificar os objetivos pessoais dos profissionais e determinar se eles se alinham aos objetivos da empresa.
Cabe à gerência apoiar os profissionais e ajudá-los a crescer. Isso garantirá que uma força de trabalho remota esteja envolvida de forma consistente.
Além de encontrar profissionais adequados ao trabalho à distância, você deve entender o que eles esperam da sua empresa. E ajudá-los na comunicação, entrosamento e participação no projeto. Essas são características fundamentais que servem para o crescimento da sua empresa.
Além disso, há ainda inúmeras possibilidades de crescer e gerenciar seu negócio através da internet.
No E-book Como Ganhar Dinheiro Enquanto Viaja pelo Mundo, por exemplo, você encontra mais dicas e estratégias de gerenciamento do seu negócio à distância.