Administrar bem o nosso tempo influencia diretamente na produtividade durante o trabalho. Todos os dias temos diversas tarefas a cumprir. Muitas delas são pequenos passos para alcançar objetivos maiores, como um projeto que estamos desenvolvendo ou um sonho que buscamos realizar. Porém, para que essas tarefas sejam, de fato, realizadas e cumpram com o papel que cada uma delas tem, é necessário organização e disciplina. Por isso, administrar o tempo é tão importante. Algumas técnicas nos ajudam a ter mais foco e controle do que estamos fazendo, economizando tempo e, ainda mais importante, dando motivação para o cumprimento de novas tarefas. Então, vamos lá descobrir quais as melhores formas de administrar o tempo e aumentar a produtividade durante um dia de trabalho.
Mantenha o foco na produtividade
Autoconhecimento é um bom começo para essa mudança de hábitos. Como está a sua produtividade nos dias de hoje? Quais são os obstáculos que te atrapalham a ser mais produtivo? Quanto tempo você passa procrastinando? Todas essas respostas são essenciais no processo de administração do seu tempo. Afinal, produtividade é como um cano que liga o seu trabalho ao seu objetivo. Se esse cano estiver cheio de buracos, cada vez será mais difícil percorrer todo o cano e chegar até o outro lado.
O conteúdo no final do cano pode não ser o melhor, pode ser insuficiente e, dependendo de alguns casos, pode nem chegar até lá. Por isso, é necessário identificar onde estão os buracos. Isto é, onde a sua produtividade está indo por água abaixo. Depois de reparar o cano, você verá que as coisas ficam muito mais fáceis do que imaginamos porque antes estávamos fazendo um caminho com muitas interferências e desgastes. Quando o cano estiver em perfeito estado, a ligação é direta. Resumindo, o seu processo de trabalho nas suas tarefas não pode ter interferências externas.
Além disso, é importante lembrar: se a sua produtividade estiver baixa, há muito o que deve ser feito para mudar isso. Mas se você considera que está com alta produtividade, não esqueça que sempre é possível melhorar.
Descubra o que funciona para você
Antes de passarmos para as dicas práticas de como administrar o tempo, é importante ressaltar que nem sempre todas elas vão funcionar para você. Pode ser que algumas funcionem melhor que outras. Por isso, é bom estar sempre fazendo testes. Afinal, as nossas rotinas mudam com frequência, nossas tarefas são diferentes entre si e cada indivíduo também tem as suas maneiras de trabalhar. Então, é esperado que algumas técnicas funcionem para algumas pessoas e não para outras. Mas não se preocupe: algumas vão funcionar para você e a sua produtividade irá depender apenas da aplicação dessas práticas na sua rotina. O importante é não deixar o planejamento das tarefas de lado e se comprometer com a organização. Vamos lá!
Organize um calendário
Parece óbvio, mas muitas pessoas não realizam essa tarefa. Tudo o que queremos tem uma data planejada para acontecer e um plano de ações que precisa ser executado até lá. Então, porque não colocar tudo isso em um calendário? Afinal, se estamos falando de datas, nada mais justo que usar um deles para especificar quais as nossas metas e quais tarefas devemos executar.
Existem diversas maneiras de organizar um calendário com tarefas. O mais comum é colocando na parede do quarto ou escritório e fazer anotações frequentes. Além disso, faça também o acompanhamento de cada tarefa realizada e quais serão as próximas a serem executadas. Quando sabemos o que precisamos fazer em sequência, nosso cérebro se programa para cumprir com aquelas tarefas. Assim, é mais provável que você consiga ter mais foco durante o trabalho em cada uma delas.
Além dos quadros na parede, existem também os aplicativos e sites que nos ajudam a manter um olho nas tarefas do calendário. Pra quem prefere manter as ferramentas de organização no mundo digital, aí estão algumas boas opções:
Não esqueça do checklist
Depois de organizar o seu calendário e começar a realizar as suas tarefas, não esqueça de marcar as tarefas como feitas. Conforme for terminando cada uma delas, faça uma marcação indicando que aquelas tarefas estão feitas. Essa é uma estratégia de motivação. Afinal, quanto mais tarefas forem finalizadas, mais você terá motivação para realizar as próximas. Além disso, é bom ter um controle também do que já foi feito. Por isso, essa é uma tarefa tão importante.
Faça o planejamento de amanhã
Será muito mais fácil realizar as suas tarefas se você souber o que precisa ser feito no dia seguinte. Por isso, separe um tempinho a noite para planejar as tarefas do dia seguinte. Seja no final do expediente ou antes de dormir, separe 5 minutinho para fazer uma lista com o que você deseja e o que vai fazer no dia seguinte. Faça a lista por ordem de importância.
Colocando essa técnica em prática, você vai conseguir descansar mais tranquilo, sabendo exatamente o que deverá ser feito no dia seguinte. Além disso, no dia seguinte será muito mais fácil realizar as tarefas que já estavam programadas.
Obviamente, imprevistos podem acontecer. Mas não há motivos para desespero. Quando uma tarefa não planejada surgir, coloque-a na lista junto com as outras. Lembre-se de definir o grau de importância. No momento certo, aquela tarefa também será feita sem gerar muitas complicações, uma vez que todas as outras tarefas também já estavam planejadas.
Essa é uma das dicas mais poderosas em relação à administração do tempo. Coloque em prática o mais rápido possível!
Faça reuniões online
Reuniões são importantes para definirem novos projetos, receber e dar feedbacks, ter uma conversa mais pessoal com quem trabalha conosco, entre muitas outras coisas. Por isso, é bem provável que você precisará fazer algumas reuniões na sua jornada de trabalho. Mas, se não dá pra fugir, dá pra otimizar o tempo gasto em cada reunião.
Primeiro, defina a data da sua reunião de maneira que não atrapalhe a execução de outras tarefas. Inclua no seu calendário como uma outra tarefa qualquer. É muito importante cumprir com horários e estar preparado para uma reunião, isso passa credibilidade e responsabilidade para as outras pessoas.
Segundo, tente organizar o máximo de reuniões online que você puder. Quem vive nas grandes cidades sabe que o tempo de deslocamento entre um ponto e outro podem levar vários minutos e até horas. Muitas vezes, o deslocamento de ida e volta pode durar mais que o tempo da reunião. E, pensando nisso, não faz sentido passar mais tempo no trânsito do que na reunião, certo? Por isso, as reuniões online são ótimas opções pra quem busca otimizar o tempo. Nos dias de hoje, é possível até fazer reunião utilizando apenas um smartphone. Não há mais desculpas. Faça reuniões online e economize bastante tempo.
É possível até mesmo terminar uma reunião e começar outra logo em seguida, sem sair do lugar e conectando pessoas em diferentes partes do mundo. No final, todos saem ganhando.
Organize as suas reuniões em um site
Assim como cada tarefa, as suas reuniões também devem estar bem organizadas para saírem como o planejado. Pensando nisso, existem plataformas criadas exclusivamente para agendar e organizar reuniões. É possível convidar diversas pessoas para a reunião de maneira simultânea. Escolha a sua ferramenta e tenha tudo organizadinho, com agenda e horários bem definidos:
Tenha prazos bem definidos
É importante que cada tarefa tenha o seu espaço de tempo para ser realizada. E faça uma de cada vez. Defina qual tarefa deve ser feita naquele momento e faça. Quando terminar, mude para a próxima e assim por diante. Se você mantem a sua concentração em uma tarefa específica, é bem provável que o tempo de realização da tarefa diminua.
Utilize todo o tempo definido para, de fato, realizar aquela tarefa. Faça pesquisas, revise o que foi feito, refaça o que for necessário e não tenha pressa. Administrar o tempo não significa fazer tudo às pressas. É o exato oposto. Organizar o tempo é determinar períodos necessários para o cumprimento de cada uma das tarefas de maneira satisfatória. De nada adianta realizar tarefas em um curto período de tempo se o resultado for abaixo do esperado. Por isso, defina prazos e cumpra com cada um deles.
Não deixe pra depois
Todo mundo já se sentiu desmotivado para realizar alguma tarefa.
O problema é que isso não pode te impedir de cumprir com o que deve ser feito. Deixar pra depois uma tarefa que precisa ser feita agora é perder tempo e garantir um acumulo de tarefas no futuro. Por isso, mude o seu pensamento e não deixe preguiça de impedir de realizar uma tarefa.
Com o tempo, essa prática vira hábito e você não precisará mais lutar contra a indisposição ou o desânimo. Tudo começa a fluir mais fácil quando você se acostuma com uma boa produtividade.
Trabalhe em um ambiente organizado
É claro que a organização do ambiente de trabalho reflete diretamente na produtividade. Afinal, se o ambiente está organizado, é mais fácil manter o foco e também a organização do fluxo de trabalho. Imagine só: Papéis sobre a mesa, copos e canecas usados, pastas, fios, documentos… Tudo isso em cima de uma mesa pode significar desperdício de espaço e tempo em diversas ocasiões.
O tempo gasto para procurar uma caneta no meio de toda aquela bagunça na mesa pode significar uma distração desnecessária no meio de uma tarefa importante. E, consequentemente, a produtividade também é afetada.
Por isso, é tão importante manter sobre a mesa apenas o que será necessário para o trabalho.
Evite distrações e produza mais
Além da organização na mesa de trabalho, é importante manter longe objetos que possam servir de distração. Celular (as notificações são um perigo para a concentração), brinquedos, televisões, bate-papo, telefone… Todas essas coisas podem ser a causa de uma distração e, obviamente, uma perda de tempo desnecessária. Por isso, evite tudo o que não estiver sendo usado para o trabalho e que possa “roubar” seu foco. Lembre-se: administrar o tempo é fazer bom uso das horas que você tem durante o dia. As distrações só ajudam a diminuir a qualidade do seu período de trabalho e prejudicam todo o seu planejamento.
Administrar o tempo deve se tornar um hábito de quem procura mais produtividade no trabalho. Coloque em prática todas essas dicas e faça cada vez mais para alcançar a sua liberdade. Sempre é possível melhorar e, começando hoje, você estará cada vez mais perto dos seus objetivos!