Hoje em dia, as companhias estão cada vez mais atentas as vantagens que a tecnologia pode oferecer. Além do salto tecnológico, é possível ainda aumentar os horizontes com relação ao bem-estar dos colaboradores. Por isso, você já pensou em como gerenciar uma equipe home office?
Vale salientar que até a postura das pessoas se modificou muito nos dias de hoje. Sendo assim, todo mundo está pensando na vida pessoal e no conforto tanto quanto a vida profissional.
Deste modo, é comum que até em alguns processos seletivos os candidatos já se antecipem e perguntem se a companhia conta com alguma política de trabalho remoto.
Por causa disto, é a função de um líder saber como gerenciar uma equipe home office e estar bem atualizado com relação às novas dinâmicas do mercado de trabalho. Quer ficar por dentro de tudo que está ocorrendo no Brasil e no mundo? Vamos lá!
O que é home office?
Independente se você necessita saber como gerenciar uma equipe home office ou somente um funcionário, essa medida quer dizer que o serviço tende a ser feito em um ambiente alternativo ao escritório da corporação. Se você acreditou que home office se refere ao trabalho de casa, calma, você não é o único!
Em tradução livre, home office significa mesmo “fazer de casa o escritório”. Mas, o seu conceito oficial é realizar o serviço em espaços diferentes, sendo a sua residência ou não.
Por exemplo, uma equipe tem a possibilidade de efetuar o serviço cada um em sua residência ou nos parques, cafés, restaurantes, hotéis, aeroportos e daí por diante. Tudo isso muda conforme a necessidade do empregador e seus empregados.
De modo geral, esse novo estilo de trabalho pode ser considerado “trabalho remoto ou trabalho a distância”. Pode ser do interesse de milhares de pessoas que estão querendo se livrar de um expediente improdutivo e tradicional para abraçar o home office.
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Como gerenciar uma equipe home office?
Agora você já sabe o que é Home Office e está pensando em implementar esse método no seu escritório. Mas, chega o momento de comprovar que a sua ideia de como gerenciar uma equipe home office é genuinamente viável e não representará perda corporativa.
Afinal, o principal receio dos gestores atuais é que seus funcionários percam o bom desempenho e passem a procrastinar na hora destinada ao serviço remoto. Bem, para esse tipo de questão, é possível efetuar um planejamento de gestão.
Não sabe como planejar tudo isso? Então, veja abaixo algumas sugestões para facilitar essa nova etapa na sua empresa. Vamos lá?
1 – Selecione as pessoas corretas
Nem todos os colaboradores sabem atuar em um lugar que não seja o ambiente corporativo. Sendo assim, é necessário selecionar as pessoas que contam com perfil de autonomia e disciplina.
Além disso, esses dois fatores são fundamentais para como gerenciar uma equipe home office. Pode ser que se necessite usar diariamente as ferramentas que somente aparecem na organização, informações sigilosas e que não podem sair da empresa.
Embora pareça invasivo, é indispensável questionar onde os funcionários de sua equipe vão efetuar as suas atividades. Mais do que avaliar o perfil do trabalhador, é fundamental descobrir se o local escolhido abrange as condições técnicas e como se posicionará seus entes mais próximos.
Não entendeu? Quando se conta com familiares poucos colaborativos e que não compreendem a relevância de respeitar esse momento de trabalho em casa, o funcionário pode não ter o sossego necessário. E com relação aos equipamentos, ele também deve se preocupar e atualizar o que for preciso.
2 – Faça reuniões
Efetuar reuniões é uma excelente forma de reduzir as distâncias e ter meios de como gerenciar uma equipe home office. Afinal, embora não estejam todos no mesmo espaço, ainda é fundamental que troquem ideias, dados e trabalhem em conjunto para chegar ao mesmo objetivo.
Sendo assim, reuniões diárias ou semanais precisam ser feitas. Nos encontros diários, cada componente compartilha brevemente as suas funções e as prováveis dificuldades que encarou para finalizar as suas questões.
Podendo também ser efetuada no começo ou no fim do dia, com um resumo dos pontos positivos e negativos do andamento das tarefas e o que deve ser prioridade nas próximas horas.
Com relação ao gerenciamento de home office semanal, é preciso integrar os funcionários presenciais e remotos. O intuito primordial é abranger todos em busca de um objetivo único: o crescimento corporativo.
Indicando como o trabalho de cada um é relevante e pode influenciar o rendimento do próximo, sobretudo, da companhia como um todo. Além disso, esses encontros oportunizam uma boa dinâmica entre os companheiros.
3 – O horário deve ser fixo
Outra questão que precisa ser esclarecida é com relação ao horário para como gerenciar uma equipe home office. Isso porque o home office, bem como o trabalho presencial, necessita ser realizado em horário comercial.
Ocorre que muita gente acha que home office quer dizer disponibilidade total de horário, mas essa não é uma regra geral. Normalmente, essa medida se refere ao freelancer, que trabalha por conta própria.
A relevância do expediente é para que os funcionários se sintam comprometidos como se estivessem atuando dentro da empresa e possam saber o momento adequado de falar com gestores e outros colaboradores.
Além disso, essa é uma maneira de não sobrecarregar e cobrar pela produtividade. Respeite e faça com que respeitem esse período diariamente.
4 – Controle os horários
Para que a tentativa de como gerenciar uma equipe home office seja bem-sucedida, é indispensável que haja organização. Sendo assim, este é o ponto essencial para o controle dos horários.
Esse controle é essencial tanto para a companhia quanto para os funcionários. Isso porque o empregador possui o direito de estipular um período de trabalho que necessita ser cumprido e pode penalizar os colaboradores que não cumprirem esse expediente.
Com relação aos trabalhadores, eles sabem quando devem iniciar e finalizar as suas atividades. Isso é fundamental para que tenham uma divisão bem clara entre o serviço e o momento de folga. Como fazer isso? Existem diversos programas e aplicativos para atuar como pontos virtuais.
5 – Gerencie as tarefas
Como gerenciar uma equipe home office com eficiência? Você carece de ferramentas para o repasse e a avaliação de tarefas. Assim, o gestor pode repassar os afazeres e monitorar o desenvolvimento de cada.
Por exemplo, você pode aproveitar o Trello Home Office e/ou o Runrun it. Esses são softwares simples e gratuitos que devem fazer parte da rotina de qualquer profissional e/ou empreendedor que adotou o sistema remoto.
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6 – Comunicação de áudio
Tenha certeza que não é porque você e seus funcionários não se vêem todos os dias que não necessitam tirar dúvidas por áudio. Então, você pode abranger na forma de como gerenciar equipes home office a utilização de métodos de comunicação via áudio, como, o Skype.
É recomendado que as reuniões diárias aconteçam por áudio ou até vídeo, em caso de necessitar de um feedback mais complexo, que ele seja realizado desta maneira.
Isso porque algumas vezes algo escrito pode ser interpretado de modo equivocado, como uma cobrança e até bronca. Quando o comentário é feito por áudio, a pessoa consegue notar no tom de voz o que quer dizer.
Deste modo, é muito mais prático evitar falhas de comunicação e empregados frustrados em decorrência de uma frase mal compreendida. Nesta forma de trabalho a distância, é indispensável que ambas as partes estejam certas do que deve ser feito e a maneira adequada para isso.
7 – Evento presencial
Pode soar estranho, só que qualquer pessoa que faz tudo de casa ainda conta com a busca pelo contato social. Isso quer dizer que você precisa organizar, ao menos, um evento social mensal, bimensal ou a cada 90 dias.
A meta desta ação é oportunizar que os funcionários do seu grupo possam se conhecer e interagir pessoalmente. Neste momento, é indicado estabelecer um clima mais leve e confortável, bem como destinar algumas horas para tratar de questões sérias e corporativas.
Sendo assim, haverá espaço para reconhecer o esforço de todos e ainda acertar os ponteiros para corrigir os erros. Afinal, a empresa que busca ser referência no seu segmento sempre terá o que evoluir.
A dica é fazer com que essa reunião seja marcada em uma data estratégica. Dá para organizar diversas dinâmicas para quebrar o “gelo” no primeiro contato e não fazer com que os funcionários se sintam vigiados. Essa é uma forma saudável e serena de trocar ideias, experiências e sugestões coletivamente.
O que a legislação trabalhista fala do home office?
A nova lei trabalhista regulamentou a prática do teletrabalho, ou seja, o serviço home office. De modo geral, tudo o que o cidadão utilizar na sua residência será formalizado em contrato com o seu empregador, como, por exemplo, os equipamentos e as despesas com energia e internet.
O controle do serviço precisará ser realizado por afazeres e não por horário. Além disso, o conceito se trata da realização de trabalho fora das dependências da empresa e não se enquadra na mesma configuração de trabalho externo.
Portanto, essa modalidade serviço não deve ser vista como um funcionário de uma companhia que vai fazer um serviço na residência do consumidor.
E ainda deve haver um tempo para que o trabalhador possa se ajustar à nova forma de trabalho. São exigidos 15 dias para implantação da nova rotina e tudo precisa ser registrado em contrato com condições aceitas por ambas as partes.
E vale salientar que o empregador terá a responsabilidade de orientar os seus funcionários a respeito das normas de saúde, ergonomia e segurança do trabalho, precisam ser respeitadas por todos os trabalhadores. Isso é fundamental para assegurar a segurança do trabalho e o bem-estar.
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