Existe uma enorme diferença entre estar cheio de coisas para fazer e estar ocupado. E uma diferença ainda mais gigantesca entre estar muito ocupado e solucionar tudo o que se necessita, isto é, ser um profissional produtivo. Por isso, é possível descobrir como ser menos ocupado e aumentar o seu rendimento no trabalho através de uma boa administração do tempo.
Você apenas deve prestar atenção quando alguém questiona “como você está”, normalmente, a resposta padrão é “muito ocupado” com um aspecto carrancudo e frustrado. Isso acontece porque nos dias de hoje, há cada vez mais gente correndo e acelerada, que acredita que o status “ocupado permanentemente” se tornou algo valorizado no mercado social e profissional.
No entanto, essa questão serve apenas para reduzir o seu tempo livre e impactar negativamente o seu desempenho nas funções laborais. Nem sempre declarar que se tem algo a fazer significa prestigio, mas incapacidade de zelar pelo seu cotidiano e entregar tudo no tempo determinado.
Estar ocupado ou apenas parecer é visto como um argumento válido para praticamente qualquer aspecto de seu cotidiano, uma vez que acaba sendo um argumento para não entender a verdade, nem tratar das questões prioritárias, estar sempre atrasado, ignorar as pessoas a sua volta e não fazer tantas coisas assim.
De acordo com a revista Pequenas Empresas, Grande Negócios, os profissionais estão cada vez mais caindo na armadilha de deixar a gestão do tempo em segunda plano, abraçando a alcunha de ocupado para tudo e todos. Mas, o ocupado é apenas a nova versão de um profissional preguiçoso.
Sensação de estar ocupado x conclusão das prioridades
O fato é que existem inúmeros motivos para que milhares de brasileiros se sintam sempre tão ocupados. Nem todo mundo conta com auxílio para respirar um pouco diante de vários afazeres profissionais e tampouco acha um método mais útil para solucionar tudo.
Além disso, alguns dos mais recorrentes culpados são a interrupção, a distração, a falta de prioridades e o apego ao conceito de estar ocupado. Uma pesquisa publica no portal de notícias da Globo, o G1, indicou que a interrupção e distração podem atingir um patamar tão constante em um espaço de tempo curto que, por exemplo, uma pessoa da área de tecnologia da informação (TI) é tirada de suas funções a cada 3 minutos.
Dá para imaginar isso? Isso equivale a 20 paralisações em uma hora, 160 interrupções ao longo de seu experiente de trabalho de 8 horas diárias. É praticamente inviável ser um colaborador produtivo em um ambiente tão complicado, não é?
Os 3 maiores desperdiçadores de tempo
Essa mesma pesquisa indicou que até três quartos de todas as pausas são solucionadas prontamente, independentes de serem urgentes naquele instante ou não. Os profissionais sempre estão concentrados nas suas listas, enchendo até o último minuto com novas obrigações, só que sem entender como fazer tudo para eliminar essas responsabilidades.
Atualmente, os profissionais estão tão sobrecarregados ou tensos a fim de priorizar os seus compromissos e, deste modo, jamais conseguem dar conta de algo genuinamente relevante. Basicamente, as pessoas estão ocupadas demais para se focar na produtividade.
Como ser menos ocupado? Gestão de tempo + produtividade = tempo livre!
A boa notícia é que existe uma formula mágica para abolir esse problema, o que acaba se transformando, ao mesmo tempo, na coisa mais fácil e mais complicada de se fazer: abandonar de uma vez por todas esse estilo de vida permanentemente atarefado.
Como trabalhar menos de forma inteligente e render mais
A produtividade tem a ver com a responsabilidade e, para ser responsável, é preciso largar esse costume prejudicial tanto para sua carreira quanto para sua saúde. É preciso encontrar uma brecha neste ritmo, ou seja, desenvolver espaços na agenda para que se possa complementar com outros aspectos de sua rotina.
No fim das contas, a solução é simples: administração de tempo + produtividade no trabalho = tempo livre de qualidade e sem preocupações com prazos e funções laborais. Assim, você tem a possibilidade de se dedicar completamente para o seu trabalho no momento adequado, bem como usufruir de folgas e renovar as suas energias da maneira que bem entender.
Por exemplo, a reportagem da Pequenas Empresas, Grandes Negócios também mostrou que a ideia de multi-tarefa não representa desempenho tão satisfatório. Na verdade, a neurociência está comprovando que quanto mais multi-tarefa se busca ser no dia a dia, menos se realiza com excelência.
Técnicas para elevar produtividade através da gestão de tempo
No atual ambiente corporativo, uma mudança de postura e dos sistemas pode estimular a obter mais produtividade através da gestão de tempo, resultando no aumento dos lucros para o negócio. Então, confira algumas dicas para melhorar a otimização do seu tempo de trabalho!
1 – Diminuir paralisações e distrações
- Procure reunir as suas reuniões em um dia da semana ou em um certo turno do seu dia para não ficar com seu expediente totalmente picado
- Desativar todas as notificações do seu celular, bem como do seu computador em um período mais movimentado do seu dia
- Elaborar em uma agenda (por dia e por semana) todos os compromissos e as prioridades que devem ser efetuadas, sempre por ordem de importância e urgência
- Definir expectativas que necessitam ser alcançadas com frequencia: abra mão de uma vez por todas da irregularidade no seu ambiente de trabalho, visando elevar a sua produtividade consideravelmente
2 – Comunicação
- Passe longe da redundância
- Repense a necessidade real do que deve ser debatido pessoalmente, email ou telefone. Muitas vezes, as reuniões consomem um tempo desnecessário por questões que podem ser solucionadas por um email simples ou uma ligação rápida
- Atenda aos seus colegas de trabalho com educação, mas não comprometa o seu rendimento com minutos gastos com amenidades que podem esperar até o fim do expediente
3 – Criar um senso de pauta no decorrer da sua jornada de trabalho
- Realize reuniões externas
- Não planeje cada minuto do seu dia somente com ocupações do seu trabalho, reserva um tempo para se distrair e relaxar
- Efetue exercícios físicos diariamente e sem a preocupação de retornar rapidamente para resolver temas do seu serviço
- Não caia na armadilha de criar perspectiva imediata de alcançar resultados espetaculares, especialmente, se você começou a trabalhar em casa e ainda necessita aprimorar a sua gestão de tempo
- Aprenda a identificar as suas prioridades, os seus intuitos e metas que precisam ser atingidas a curto, médio e longo prazo para entender como ser menos ocupado e mais produtivo
- Aprecie o feedback concedido por seus companheiros de trabalho, clientes ou parceiros a respeito do seu estilo trabalho, uma vez que é essencial procurar por ajustes e compreender a sua própria maneira de concretizar as suas missões laborais
- Elabore um grupo de conversas nas redes sociais, aplicativos, email ou qualquer outra forma de comunicação para organizar os debates e facilitar as reuniões em lugares específicos, sem misturar temas pessoais
4 – Mantenha uma rotina equilibrada
- A administração do tempo é fundamental, assim, você deve identificar a partir de que horário se sente pronto para trabalhar com alta qualidade e sem se distrair
- Procure agendar os seus compromissos nos horários comerciais, visando deixar seu companheiro de trabalho ou negócios a vontade
- Horários muito cedo ou demasiadamente cedo não favorecem o fechamento de bons acordos comerciais, já que você e os demais participantes podem estar exaustos, sobrecarregados e sem criatividade. Apenas recorra a essas horas quando não houver opção ou se tratar de contato internacional
- Defina pausas para intervalos e lanches. De acordo com estudos recentes, a maioria dos trabalhadores se priva de um sono de qualidade e que fazer isso pode ser muito mais comprometedor do que estar bêbado, quando se refere ao rendimento cognitivo
- Quanto mais consciente você for com relação a administração do tempo e de sua produtividade, menos vai ficar preso com funções cotidianas, e possivelmente, vai auxiliar a construir empreendimentos bem mais sucedidos, trabalhando com motivação, além de viver consideravelmente mais satisfeito com seu tempo livre e jornada de trabalho
- Priorize o seu descanso físico e mental, dormindo por 8 horas diariamente com qualidade e não se sobrecarregando com serviço
- Estabeleça uma alimentação saudável, evitando recorrer sempre a refeições gordurosas, industrializadas ou processadas.
O ditado popular declara que “a pessoa é, o que ela come” e muito de sua disposição cotidiana passa por um prato colorido, saudável e consumido sem pressa
- Tire alguns minutos até mesmo para fazer uma meditação ou liberar a sua mente de qualquer preocupação. Os grandes pensadores budistas incorporaram isso a filosofia oriental há muito tempo: “o ideal é meditar por 20 minutos por dia, a menos que esteja muito ocupado. Neste caso, deve meditar por uma hora”, diz um provérbio zen.
Entenda os benefícios da meditação para sua carreira
- Geralmente, as pessoas que finalizam todo o seu trabalho não ficam remoendo ou se vangloriando de conquistas no tempo livre. Esses profissionais se focam nas suas ações enquanto estão no local de serviço, fora isso, passam o restante do dia com as suas mentes tranqüilas e sempre abertas a novas experiências ao lado de pessoas importantes e queridas
5 – Use as ferramentas certas para gestão de tempo
- Quando a tecnologia é usada da maneira correta, auxilia a lhe tornar muito mais eficiente. Contando com os aplicativos e softwares apropriados para realizar a sua administração de tempo, é possível descobrir como ser menos ocupado e, ao mesmo tempo, aumentar a sua produtividade nas questões profissionais.
- Você sabia que ficar muito tempo no celular ou utilizando as suas redes sociais no trabalho pode resultar em uma demissão por justa? Por isso, é fundamental ter bom senso para resolver as suas questões particulares no momento indicado a fim de não comprometer a sua ascensão no seu campo de atuação somente pela ânsia de responder um comentário no Facebook ou dar uma espiada no WhatsApp.
De acordo com pesquisa publicado no Uol Emprego e Carreira, a pessoa perde até 3 minutos para voltar a se concentrar no trabalho após dar uma olhadinha no smartphone e mídias sociais
O Segredo, a Lei da Atração e a Atenção Seletiva
- Durante a realização de alguma tarefa, você deve apenas manter os programas que são relevantes para o seu trabalho abertos na sua área de trabalho, assim, o seu computador consegue otimizar a sua performance com os programas certos e você não perde tempo algum abrindo e fechando janelas inúteis
- Conheça as ferramentas de seu trabalho e desenvolva atalhos para que possa agilizar os afazeres sempre que possível. Isto é, você pode personalizar o programa para que seja ainda mais simples efetuar as tarefas do seu dia a dia
Produtividade + Administração do Tempo = Liberdade!
Isso mesmo! Quando você consegue fazer a gestão do tempo com eficiência, eleva o seu rendimento no trabalho tem toda a possibilidade de perceber como ser menos ocupado sem nenhuma mudança drástica no seu dia a dia. Simplesmente, você vai resolver as pendências do trabalho no trabalho!
Sem mistério! Agora que você percebeu que dá para ter tempo de livre de qualidade, o próximo passo é solidificar essa pratica na sua rotina, certo? Neste caso, você pode contar com as técnicas precisas da vídeo-aula “Dia de 3 Horas”, compreendendo como se concentrar no que realmente vale a pena para sua ascensão na carreira e satisfação pessoal! Vamos nessa?
